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DS-CD ROM 2 1993 August
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DS CD-ROM 2.Ausgabe (August 1993).iso
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GSFIBU.TXT
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Text File
|
1993-03-29
|
233KB
|
4,472 lines
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ GS-FIBU 1.10 - Finanzbuchhaltung │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Anwenderhandbuch │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
J.London / Gandke & Schubert - Computerprogramme
Postfach 200 429
D-4050 Mönchengladbach 2
Telefon: (0 21 66) 94 80 - 0
Mo-Fr. 9.00 - 17.00 Uhr
Telefax: (0 21 66) 61 20 37
Mailbox: (0 21 66) 4 47 13
BTX: Gandke & Schubert GS Software#
(c) 1989 - 1993
Stand: 24. März 1993
Autor: Jürgen London
GS-Fibu wird als Shareware vertrieben. Was ist das eigentlich -
SHAREWARE? Der Begriff kommt, wie könnte es anders sein, aus den
USA und bedeutet sinngemäß "Verteilsoftware". Dies heißt
keinesfalls, daß Shareware-Programme kostenlos sind. Es handelt
sich nicht um Public-Domain oder Freeware, sondern lediglich um
einen besonderen Vertriebsweg für "ganz normale" Software!
Zugrunde liegt dem ganzen das Prinzip "Fairneß gegen Fairneß": Sie
erhalten mit den Shareware-Versionen unserer Programme voll
funktionstüchtige Software, die Sie ausgiebig testen können, ohne
sie dazu kaufen zu müssen. Im Gegenzug vertrauen wir darauf, daß
Sie sich bei uns als Anwender registrieren lassen, wenn Sie
vorhaben, weiter mit dem Programm zu arbeiten.
Die Shareware-Versionen (natürlich nicht die registrierten
Versionen) unserer Programme dürfen Sie beliebig kopieren und
weitergeben.
HINWEIS: Bei der Shareware-Version von GS-FIBU erscheint beim
Programmstart und -ende sowie ab und zu innerhalb des Programmes
eine Aufforderung, die Vollversion zu kaufen.
------------------------------------------------ System-Voraussetzungen 2
1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN
1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen
∙ AT 386
∙ MS-DOS 5.0
∙ mindestens 570 kB freier Arbeitsspeicher
(empfohlen: zusätzlich 1 MB EMS- oder XMS-Speicher)
∙ mindestens 4 MB Speicher auf der Festplatte
∙ Drucker, wenn Sie drucken wollen
1.2 Einträge in der Datei CONFIG.SYS
Da das Programm eine größere Anzahl von Dateien gleichzeitig
verwendet, ist es unter Umständen nötig, die Datei CONFIG.SYS
anzupassen, die dem Betriebssystem entsprechende Anweisungen
gibt. Folgende Zeile muß darin auf jeden Fall enthalten sein:
FILES=69 (oder ein höherer Wert)
Denken Sie daran, daß die CONFIG.SYS sich im Stammverzeichnis
Ihrer Festplatte C: befinden muß!
1.3 Einträge in der Datei AUTOEXEC.BAT
GS-FIBU speichert Daten auf Festplatte zwischen (sogenannte
temporäre Dateien). Wenn Sie eine Umgebungsvariable TMP oder
TEMP definiert haben, wird das dort angegebene Verzeichnis dafür
verwendet. Fügen Sie z. B. folgende Zeile in der Datei
AUTOEXEC.BAT ein:
SET TMP=E:\
Handelt es sich bei Laufwerk E: um eine RAM-Disk, wird dadurch
die Ausführungsgeschwindigkeit des Programmes erhöht.
HINWEIS: Informationen über die Konfiguration Ihres Rechners,
über die Dateien CONFIG.SYS und AUTOEXEC.BAT finden
Sie in Ihrem DOS-Handbuch.
2. INSTALLATION
Abhängig vom Diskettenformat wird GS-FIBU auf einer oder zwei
Disketten ausgeliefert. Legen Sie die erste Diskette
(Beschriftung "Diskette 1 von x") in Ihr Diskettenlaufwerk ein und
rufen das Installationsprogramm INSTALL.EXE auf.
Weitere Informationen zur Installation finden Sie in der Datei
INSTALL.TXT. Diese können Sie durch Aufruf der Datei START.BAT
ansehen:
C:\GSFIBU> start
---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 3
3. INHALTSVERZEICHNIS
1. SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN 2
1.1 Hardware- und Betriebssystem-Anforderungen 2
1.2 Einträge in der Datei CONFIG.SYS 2
1.3 Einträge in der Datei AUTOEXEC.BAT 2
2. INSTALLATION 2
3. INHALTSVERZEICHNIS 3
4. ALLGEMEINE INFORMATION 7
4.1 Leistungsumfang 7
4.1.1 Allgemein 7
4.1.2 Buchungsbereich 8
4.1.3 OP-Verwaltung 8
4.1.4 Auswertungen 8
4.1.5 Jahresabschluß 9
4.2 Aufruf des Programmes 9
4.3 Parameter beim Programmstart 9
5. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSFIBU 11
6. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG 13
6.1 Listen 13
6.2 Menüs 14
6.3 Masken 15
6.4 Das Hilfssystem 16
6.5 Abfragefenster (Requester) 17
7. GEMEINSAME NUTZUNG DES DATENBESTANDS 18
8. PROGRAMMSTART GS-FIBU 19
9. STAMMDATEN 20
9.1 Stammdaten - Allgemeine Adreßmaske 20
9.2 Stammdaten - Mandanten (Firmen) 22
9.2.1 Mandanten neu anlegen 22
9.2.2 Mandanten ansehen/ändern 23
9.2.3 Mandanten löschen 23
9.2.4 Notizblock 23
9.2.5 Einstellungen 23
9.2.6 Postanschrift 25
9.2.7 Bankverbindungen 25
9.2.8 Anschrift-Finanzamt 25
9.2.9 Sortieren 25
9.2.10 Mandant wählen 25
9.3 Stammdaten - Kunden (Debitoren) 26
9.3.1 Kunden neu anlegen 26
9.3.2 Kunden ansehen/ändern 27
9.3.3 Kunden löschen 27
9.3.4 Notizblock 27
9.3.5 Einstellungen 27
9.3.6 Postanschrift 28
9.3.7 Bankverbindungen 28
9.3.8 Sortieren 28
9.3.9 Konten aktualisieren 28
9.4 Stammdaten - Lieferanten (Kreditoren) 29
9.4.1 Lieferant neu anlegen 29
9.4.2 Lieferant ansehen/ändern 30
9.4.3 Lieferant löschen 30
9.4.4 Notizblock 30
9.4.5 Einstellungen 30
9.4.6 Postanschrift 31
9.4.7 Bankverbindungen 31
9.4.8 Sortieren 31
9.4.9 Konten aktualisieren 31
9.5 Sachkonten (Kontenrahmen) 32
---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 4
9.5.1 Konto neu anlegen 33
9.5.2 Konto ansehen/ändern 33
9.5.3 Konto löschen 33
9.5.4 Markierte löschen 33
9.5.5 Nicht-markierte löschen 33
9.5.6 Sortieren 33
9.5.7 Dienstprogramme 33
9.5.8 Kontenvergleich 34
9.5.9 Sachkonten-Erfassungsmaske 34
9.6 Steuersätze definieren 37
9.7 Bankleitzahlen-Verwaltung 40
9.7.1 Bank neu anlegen 41
9.7.2 Bank bearbeiten/ändern 41
9.7.3 Bank löschen 41
9.7.4 Markierte löschen 41
9.7.5 Nicht-markierte löschen 41
9.7.6 Sortieren 41
9.7.7 Dienstprogramme 41
10. BUCHEN 42
10.1 Stapel-/Dialogbuchungen 43
10.1.1 Kontenauswahlliste 43
10.1.2 Buchung neu anlegen 44
10.1.3 Buchungsmaske 44
10.1.4 Buchung ändern (nur Stapelbereich) 47
10.1.5 Buchung löschen (nur Stapelbereich) 47
10.1.6 Buchung stornieren 47
10.1.7 Saldovorträge buchen 48
10.1.8 Makrobuchungen 50
10.1.9 Buchungskreis/Splitting 50
10.1.10 Forderungen / Verbindlichkeiten 51
10.1.11 Buchung wiederholen 51
10.1.12 Sortieren 51
10.1.13 Suchen 51
10.1.14 Dienste 52
10.2 Stapel wechseln/buchen 53
10.2.1 Stapeldatei neu anlegen 53
10.2.2 Stapeldaten ändern 53
10.2.3 Stapel löschen 53
10.2.4 Stapel verbuchen 53
10.2.5 Fehlerdatei ansehen/bearbeiten 54
10.2.6 Konten aktualisieren 55
10.2.7 Suchen 55
10.2.8 Stapel importieren 55
10.2.9 Stapel wählen 56
10.3 Makrobuchungen 57
10.3.1 Makrobuchung neu anlegen 58
10.3.2 Makrobuchung ansehen/ändern 58
10.3.3 Makrobuchung löschen 58
10.3.4 Nummer-Index erneuern 58
10.3.5 Sortieren 58
10.4 Buchungseinstellungen 59
10.5 Salden-Reorganisation 60
10.5.1 Was ist die eine Salden-Reorganisation ? 60
10.5.2 Ablauf 60
10.6 Mandant wechseln <F2> 61
10.7 Buchungsjahr wechseln <F3> 61
10.8 Buchungsjahr löschen <F4> 62
10.9 Vorläufiger Jahresabschluss 64
10.10 Endgültiger Jahresabschluss 64
11. OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG 65
11.1 Enstehung einer Forderung/Verbindlichkeit 65
---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 5
11.1.1 OP-Nummer 65
11.1.2 Fällig am 66
11.2 Zahlungseingänge/Zahlungsausgänge 66
11.2.1 OP-Nummer 66
11.2.2 Zahlung vom 66
11.2.3 Zahlung 66
11.2.4 Skonto-Prozent/Skonto-Betrag 67
11.2.5 Steuer-Code 67
11.3 Gesamtübersicht-Kunden/Lieferanten 67
11.3.1 Rechnungen bearbeiten 68
11.3.2 Sortieren 68
11.4 Kunden-/Lieferanten-OP's 68
11.5 Zahlungen 68
11.5.1 Zahlungen neu eingeben 69
11.5.2 Zahlungen ansehen/ändern 69
11.5.3 Zahlungen löschen 69
12. AUSWERTUNGEN 70
12.1 Auswertungen - Vorselektionen 70
12.1.1 Zeitraum von ... bis ... 70
12.1.2 Monat/Quartal/Jahr von ... bis ... 70
12.1.3 Konto von ... bis ... 71
12.1.4 Nur bebuchte Konten ? 71
12.1.5 Sortierreihenfolge 71
12.1.6 Auswertungsdatei 72
12.1.7 Druck-Formular 72
12.1.8 Ausdruck wohin ? 72
12.2 Primanota-Liste 73
12.3 Buchungsjournal 73
12.4 Kontenblätter 73
12.5 Summen- & Saldenliste 73
12.6 Umsatzsteuer-Voranmeldung 73
12.7 Mandanten-Kontenrahmen 74
12.8 Offene-Posten-Kunden / Lieferanten 74
12.9 GuV/Bilanz 74
13. EINSTELLUNGEN 75
13.1 Allgemeine Einstellungen 75
13.1.1 Komma als Dezimaltrennzeichen 75
13.1.2 Sound ein 75
13.1.3 Hilfstexte editierbar 75
13.1.4 Mandantenwahl bei jedem Programmstart 75
13.1.5 Sicherheitsabfrage beim Löschen einer Buchung 75
13.1.6 Buchungen nach Datum oder Nummer sortiert 75
13.1.7 Sicherungslaufwerk für Datensicherung 75
13.1.8 Datensicherung automatisch 76
13.2 Drucker-Einstellungen 76
13.2.1 Drucker-Typ 76
13.2.2 Drucker-Schnittstelle 76
13.2.3 Druckpause nach jeder Seite 76
13.2.4 Schriftgröße für Positionierung (CPI) 76
13.2.5 Rand-Einstellungen/Seitenlänge 76
13.2.6 Zeilenvorschübe 76
13.3 Einstellungen - Formulare/Auswertungen 76
13.3.1 Formulardaten ändern 78
13.3.2 Formular neu anlegen 78
13.3.3 Formular löschen 78
13.3.4 Formular kopieren 78
13.3.5 Briefkopf 1. Seite und folgende Seiten 78
13.3.6 Fusszeilen 1. Seite und folgende Seiten 78
13.3.7 Inhalt 78
13.3.8 Probe-Druck 79
13.4 Formulare bearbeiten 79
---------------------------------------------------- Inhaltsverzeichnis 6
13.4.1 Allgemeines 79
13.4.2 Druck-Variablen mit <F2> 81
13.4.3 Drucker-Sequenzen <F3> 81
13.4.4 Befehl: .LISTE 81
13.4.5 Befehl: .SV 81
13.4.6 Funktion: DK(Variablenname) 81
13.4.7 Funktion: DK1(Variablenname) 82
13.4.8 Funktion: replicate(<expC>, <expN>) 82
13.5 Einstellungen - Drucker bearbeiten 82
14. DIENSTE 85
14.1 Produktinformation 85
14.2 Dokumentation drucken 85
14.3 DOS-Shell 85
14.4 Datenreorganisation 85
14.5 Datensicherung/Datenrücksicherung 86
14.6 FIBU-Buchungen löschen 86
15. ANHANG 88
15.1 Externe Stapel / Externe Schnittstelle 88
15.1.1 Dateiformat 88
15.1.2 Dateistruktur 88
15.1.3 Fehlercodes 91
15.2 Schnittstelle zu GS-Auftrag 2.xx 92
15.3 Buchungsbeispiele 92
15.3.1 Saldovorträge (Eröffnungsbuchungen) 92
15.3.2 Verkauf 92
15.3.3 Einkauf 93
15.3.4 Geldtransit (Umbuchungen) 93
15.3.5 Stornobuchungen 93
------------------------------------------------ Allgemeine Information 7
4. ALLGEMEINE INFORMATION
GS-FIBU ist eine Finanzbuchhaltung. Ein erfolgreiches Arbeiten ist
nur dann möglich, wenn Sie über entsprechende buchhalterische
Kenntnisse verfügen. Ist dies der Fall, werden Sie keine
Schwierigkeiten bei der Einarbeitung haben, denn es wurde bei der
Gestaltung großer Wert darauf gelegt, daß auch ein ungeübter
Anwender keine lange Einarbeitung benötigt, um erfolgreich mit dem
Programm arbeiten zu können.
Die Datei KURZDOK.TXT enthält einen Text mit dem Titel
"Schnellstart". Dort werden die Grundzüge des Programmes anhand
von Beispielen kurz vorgestellt. Diesen Text sollten Sie sich
beim ersten Programmstart ausdrucken lassen, wenn Sie danach
gefragt werden.
Durch Drücken der Taste <F1> rufen Sie das Hilfssystem von GS-
FIBU auf, das Ihnen überall im Programm Informationen zum gerade
aktuellen Programmteil gibt.
Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich,
drücken Sie die <ESC>-Taste.
4.1 Leistungsumfang
4.1.1 Allgemein
∙ Mandanten-Verwaltung (5-stellig)
∙ Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenverwaltung
∙ Bankleitzahlenverwaltung
∙ 20 frei definierbare Steuersätze
∙ Kontenrahmen DATEV-SKR03 und DATEV-SKR04 komplett auf GS-
FIBU eingerichtet (incl. aller Druck-Kennzeichen für die
Umsatzsteuer-Voranmeldung, GuV und die Bilanz)
∙ Texteditor zur Formulargestaltung (Auswertungen) mit Probe-
druck-Möglichkeit (Bildschirm, Drucker, Datei)
∙ Auswertungen individuell gestaltbar
∙ Sortier- und Suchfunktionen in allen Listen
∙ umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten
∙ bequeme Datensicherung- und rücksicherung aus GS-FIBU
∙ DOS-Shell
∙ Schnittstellen zu GS-AUFTRAG 2.xx und GS-ADRESSEN 2.xx
∙ netzwerkfähig erhältlich
------------------------------------------------ Allgemeine Information 8
4.1.2 Buchungsbereich
∙ Wirtschaftsjahre können beliebig definiert werden
∙ Stapelbuchungen (löschen / ändern jederzeit möglich)
∙ Stapeldateien für beliebig viele Sachbearbeiter
∙ Plausibilitätsprüfungen auch im Stapelbereich
∙ Stapelverbuchung interner und externer Stapel
∙ Fehlerprotokolldatei (ausführliche Fehlermeldungen)
∙ fehlerhafte Buchungen können sofort bearbeitet und erneut in
den Dialog verbucht werden
∙ Dialogbuchungen (nur Storno möglich)
∙ Makrobuchungen (häufig vorkommende Buchungen)
∙ Buchungskreise für beliebige Konten
∙ Splitbuchungen
∙ Buchungswiederholung
∙ Salden-Information an jeder beliebigen Stelle
∙ automatische Belegnummern-Vergabe
4.1.3 OP-Verwaltung
∙ Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Zahlungen werden einzeln
aufgelistet
∙ Zahlungseingänge bequem über Funktionstasten oder durch
direkte Buchung möglich
∙ automatische Skontoverbuchung (mit evtl. Korrektur der
Umsatzsteuer) je nach Zahlungszielvorgabe
∙ sofortige Kontrollmöglichkeit, ob Zahlungsziele, Skonto-
abzüge, usw. eingehalten wurden
4.1.4 Auswertungen
∙ Auswertungen auf Bildschirm, Drucker oder in Datei
∙ umfangreiche Vorselektionen (Zeitraum, Konten, usw.)
∙ beliebige Auswertungszeiträume
∙ alle Auswertungen auch mit Stapeldateien (Kontrollmöglichkeit)
∙ Kontenrahmen
∙ Primanota (Stapel-Erfassungsprotokoll)
∙ Buchungsjournale
∙ Kontenblätter (Kontoauszüge)
∙ Summen- und Saldenliste
∙ Umsatzsteuer-Voranmeldung
∙ OP-Liste Kunden / Lieferanten
∙ Gewinn- und Verlustrechnung
∙ Bilanz
------------------------------------------------ Allgemeine Information 9
4.1.5 Jahresabschluß
∙ vorläufiger Jahresabschluß beliebig oft wiederholbar
∙ Saldovorträge werden automatisch ins neue Jahr gebucht
∙ endgültiger Jahresabschluß (im alten Jahr sind dann nur noch
Auswertungen möglich)
4.2 Aufruf des Programmes
Nach der Installation befinden Sie sich in dem Verzeichnis Ihrer
Festplatte, in das GS-FIBU installiert wurde. Starten Sie das
Programm durch Eingabe von
C:\GS\FIBU> GSFIBU
(Das Verzeichnis C:\GS\FIBU wird bei der Installation
vorgeschlagen, ist aber nicht zwingend.)
Beim ersten Aufruf nach der Installation wird Ihnen die
Möglichkeit gegeben, den Text KURZDOK.TXT auszudrucken, der eine
kurze Einführung in GS-FIBU enthält. Wenn Sie die Version 1.x
des Programmes noch nicht kennen, sollten Sie an dieser Stelle
Ihren Drucker einschalten und einige Seiten Papier einlegen.
Ebenfalls beim ersten Start werden die Indexdateien aufgebaut.
Dies kann einige Zeit dauern und sollte nicht "gewaltsam", z. B.
durch einen Warmstart des Rechners, unterbrochen werden!
4.3 Parameter beim Programmstart
Mit verschiedenen Parametern wird GS-FIBU angewiesen, auf be-
stimmte Art zu starten. Mögliche Parameter sind:
/sw, /index, /reorg
Erzwingen von Schwarzweiß-Darstellung - /sw:
Wenn Sie eine farbfähige Grafikkarte einsetzen, aber einen
monochromen Bildschirm verwenden, z. B. bei Laptop-Rechnern
mit LCD-Bildschirm, sind die Farben oft nicht einwandfrei
auseinanderzuhalten. Schwarz-weiße Darstellung löst dieses
Problem!
Indexaufbau, Reorganisation - /index:
Durch ungünstige Umstände, z. B. Stromausfall oder einen
Fehler auf der Festplatte, kann es passieren, daß die
Indexdateien, die GS-FIBU zum Sortieren von Daten benötigt,
defekt werden. Normalerweise reicht es in diesem Fall aus, den
Menüpunkt "Dienste - Datenreorganisation" aufzurufen. Verwenden
Sie den Parameter "/index" beim Programmstart, werden alle alle
Indexdateien direkt aufgebaut.
------------------------------------------------ Allgemeine Information 10
Update, Datenkonvertierung - /reorg:
Nomalerweise wird eine Dateikonvertierung (Update) automatisch
in GS-FIBU durchgeführt, wenn Sie GS-FIBU neu installiert haben
und das Programm sich bereits im Verzeichnis befand. Ihrer Daten
werden dabei automatisch auf die neue Struktur konvertiert und
übernommen. Durch Verwendung des Parameters "/reorg" beim
Programmstart, veranlassen Sie GS-FIBU, dieses Update auch ohne
Neuinstallation auszuführen.
------------------------------------------ Die Umgebungsvariable GSFIBU 11
5. DIE UMGEBUNGSVARIABLE GSFIBU
Um mit den 640 kB Hauptspeicher auszukommen, die unter MS-DOS zur
Verfügung stehen, werden die meisten Programmteile als Overlays
aufgerufen. Dies bedeutet, daß sich nur der Teil von GS-FIBU im
Hauptspeicher befindet, der gerade aktiv ist.
Der für diese Overlays reservierte Speicherbereich ist
standardmäßig 64 kB groß und befindet sich im Pageframe-Bereich,
wenn Sie einen EMS-Treiber installiert haben.
Ohne EMS-Treiber sieht GS-FIBU nach, ob ausreichend Speicher im
UMB-Bereich frei ist. Sollte das nicht der Fall sein, wird der
Hauptspeicher verwendet, wodurch natürlich diese 64 kB dort
weniger zur Verfügung stehen.
Im EMS- und XMS-Speicher werden außerdem momentan nicht benötigte
Programmteile abgelegt, damit nicht ständig von der Festplatte
nachgeladen werden muß.
Die Voreinstellung von GS-FIBU läuft auf "normal" konfigurierten
Rechnern mit 386er Prozessor (oder höher) problemlos.
Setzen Sie GS-FIBU auf einem Rechner ohne EMS oder XMS ein (z. B.
mit 286er Prozessor), findet das Auslagern von Programmteilen auf
Festplatte statt. Dadurch wird die Ausführungsgeschwindigkeit
natürlich verringert.
Um das Speicherverhalten von GS-FIBU zu beeinflussen, kann die
Umgebungsvariable GSFIBU in der Datei "autoexec.bat" gesetzt
werden. Diese wird bei Programmstart ausgewertet.
Arbeiten Sie ohne XMS und EMS, sollten Sie den für die Overlays
reservierten Speicherbereich vergrößern. Dies geschieht durch
Eingeben von z. B.
SET GSFIBU=/OP0/OO120
/OP0 schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes aus. Dies ist zur
Änderung der Overlaygröße erforderlich, da sonst die maximale
Overlaygröße nur 64 kB beträgt. (Die Voreinstellung, ohne die
Umgebungsvariable GSFIBU, ist /OP1, was die Verwendung des
Pageframes ermöglicht.)
Mit /OOxxx wird die Größe des Overlaybereichs festgelegt. Diese
kann zwischen 33 kB und 120 kB liegen, in obigem Beispiel sind es
120 kB. Bei dieser Overlay-Größe erhöht sich die Geschwindigkeit
der Programmausführung erheblich. Nachteil dabei ist natürlich,
daß mehr Hauptspeicher benötigt wird.
Um das Setzen dieser Umgebungsvariablen zu vereinfachen, liefern
wir die Batchdatei SETFIBU.BAT mit. Zusätzlich zum Ändern der
Größe des Overlay-Bereichs haben Sie die Möglichkeit, die
Verwendung von EMS und XMS komplett abzuschalten. Dies ist
normalerweise nur erforderlich, wenn sich speicherresidente
Programme im Hintergrund befinden, die auf diese Speicherbereiche
"unsauber" zugreifen. Mögliche Parameter der Datei SETFIBU.BAT:
SETFIBU BEREICH xxx Legt die Größe des Overlaybereiches auf
xxx KB fest.
------------------------------------------ Die Umgebungsvariable GSFIBU 12
SETFIBU KEINEMS Schaltet die Verwendung des EMS-Pageframes
für den Overlaybereich ab.
SETFIBU KEINUMB Schaltet die Verwendung von UMB-Speicher für
den Overlay-Bereich ab.
SETFIBU KEINCACHE Nicht benötigte Programmteile werden aus-
schließlich auf Festplatte ausgelagert.
SETFIBU AUTO Schaltet die Standardvorgaben ein (Aufruf
nur erforderlich, wenn vorher mit SETFIBU
Einstellungen vorgenommen wurden).
Mehrfacher Aufruf dieser Batchdatei hat zur Folge, daß mehrere der
Optionen gewählt werden.
-------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 13
6. GRUNDLAGEN DER PROGRAMMBEDIENUNG
Achten Sie auf die unteren beiden Zeilen des Bildschirmes. Dort
werden ständig Hinweise und Statusinformationen angezeigt, z. B.
welcher Mandant gerade ausgewählt ist oder mit welchen Tasten
Datensätze angesehen, eingefügt oder gelöscht werden können.
6.1 Listen
Tastenbelegung:
---------------
<RETURN> Ansehen und Ändern des aktuellen Datensatzes,
der durch den Auswahlbalken hervorgehoben
wird.
<EINFG> Anlegen eines neuen Datensatzes.
<ENTF> Löschen des aktuellen Datensatzes.
<PFEIL HOCH> der Auswahlbalken wandert einen Datensatz
(eine Zeile) nach oben.
<PFEIL RUNTER> der Auswahlbalken wandert einen Datensatz
nach unten.
<BILD HOCH> Es wird eine Seite nach oben geblättert.
<BILD RUNTER> Es wird eine Seite nach unten geblättert.
<STRG>+<BILD HOCH> Die Liste springt zum ersten Datensatz.
<STRG>+<BILD RUNTER> Sprung zum letzten Datensatz.
<LEERTASTE> Der aktuelle Datensatz wird markiert oder,
wenn er bereits markiert ist, wieder ent-
markiert.
<ESC> Ende des aktuellen Programmteiles bzw. des
Programmes.
Suchfunktion:
-------------
Innerhalb der Listen von GS-FIBU können Sie suchen, indem Sie
einfach den gewünschten Suchbegriff direkt in der Liste eingeben
und mit <RETURN> bestätigen. Geben Sie beispielsweise in der
Sachkontenliste eine Zahl ein, sucht GS-FIBU nach der
Konto-Nummer. Geben Sie jedoch einen Buchstaben ein, sucht
GS-FIBU nach der Konto-Bezeichnung. Die Liste wird dann
automatisch entsprechend umsortiert.
Beispiel: Mandantenliste
------------------------
Mit der Eingabe eines Buchstabens oder einer Zahl, direkt aus
der Liste heraus, können Sie je nach Sortierreihenfolge entweder
die Mandanten-Nummer oder Postleitzahl (wenn Sie eine Zahl
eingeben), oder den Suchbegriff oder Ort (wenn Sie einen
Buchstaben eingeben) suchen.
-------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 14
Beispiel: Die Liste ist nach Nummer sortiert. Sie geben direkt
aus der Liste eine Zahl ein. Dann erscheint ein
kleines Suchfenster genau an der Position, wo sich der
Leuchtbalken in der Liste gerade befindet. Diese Zahl
bedeutet dann, das die Nummer gesucht wird.
Geben Sie unter dieser Sortierreihenfolge einen
Buchstaben ein, wird nach Suchbegriff gesucht.
Ist die Liste nach Postleitzahl oder Ort sortiert und
Sie geben eine Zahl ein, bezieht sich die Suche auf
die Postleitzahl. Geben Sie wiederum einen Buchstaben
ein, bezieht sich die Suche auf den Ort.
6.2 Menüs
Die obere Bildschirmzeile enthält die Auswahlpunkte des im
momentanen Programmteil aktiven Menüs. Über solche Menüs kann
der Ablauf des ganzen Programmes gesteuert werden.
Beispiel: Nach dem Programmstart befinden Sie sich im Hauptmenü.
Drücken Sie die <ALT>-Taste und lassen Sie sie wieder los. Der
Menüpunkt "BUCHEN" wird mit einem Balken farbig unterlegt, woran
Sie das aktivierte Menü immer erkennen können. Mit den Tasten
<PFEIL RECHTS> und <PFEIL LINKS> bewegen Sie sich von einem
Punkt des Hauptmenüs zum nächsten, also z. B. von "BUCHEN" zu
"AUSWERTEN". Mit <PFEIL RUNTER> oder <RETURN> öffnen Sie das zum
jeweiligen Hauptmenüpunkt gehörende Untermenü. Dieses öffnet
sich von selbst, wenn Sie von einem Hauptmenüpunkt zum anderen
wandern.
Innerhalb der Untermenüpunkte bewegen Sie sich mit den Tasten
<PFEIL RUNTER> bzw. <PFEIL HOCH>. Wählen Sie den
Untermenüpunkt, auf dem sich der Menübalken befindet, mit der
<RETURN>-Taste, z. B. "BUCHEN - STAPELBUCHUNGEN": Sie befinden
sich dann in der Buchungsmaske der Stapelbuchungen. Sie können
diesen Bereich wieder verlassen, indem Sie <ESC> drücken.
Hinter der Bezeichnung einiger Menüpunkte sehen Sie einen Pfeil.
Dies bedeutet, daß sich dahinter ein weiteres Menü "verbirgt".
Wählen Sie z. B. "BUCHEN - JAHRESABSCHLUSS", erhalten Sie noch
die Menüauswahl, welchen Abschluss Sie vornehmen möchten.
Menüpunkte, hinter deren Bezeichnung der Name einer
Funktionstaste steht, können alternativ auch durch Drücken
dieser Taste aufgerufen werden. Beispiel: "DIENSTE - DOS-SHELL
<F5>". Drücken Sie die Taste <F5> innerhalb des Hauptmenüs,
können Sie GS-FIBU darüber verlassen.
Die farbig hervorgehobenen Buchstaben der Menüpunkte werden
Hotkeys, (direkt übersetzt: "Heiße Tasten") genannt. Über diese
ist eine schnelle, direkte Anwahl von Menüpunkten möglich.
-------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 15
6.3 Masken
Die Eingabe von Daten (abgesehen von Fließtexten wie
Bemerkungen) erfolgt in sogenannte Masken.
Drücken Sie z.B. in der Mandantenliste die <EINFG>-Taste. Durch
diese Taste teilen Sie GS-FIBU mit, daß ein neuer Mandant
angelegt werden soll. Nach einer Nummervergabe öffnet sich ein
Fenster mit einer Adreßmaske, die noch keine Daten enthält.
Bewegen Sie sich innerhalb dieser Maske mit folgenden Tasten:
<RETURN> Das nächste Feld wird angewählt
<PFEIL RUNTER> Das nächste Feld wird angewählt
<PFEIL HOCH> Das vorherige Feld wird angewählt
<BILD RUNTER> Sprung an das Ende der Eingabemaske
<BILD HOCH> Sprung an den Anfang der Eingabemaske.
<STRG>+<BILD RUNTER> Sprung an das Ende der Eingabemaske
<STRG>+<BILD HOCH> Sprung an den Anfang der Eingabemaske
<ESC> Verlassen der Maske mit Speichern der
Eingaben
Wenn Sie sich auf dem letzten Feld einer Maske befinden und
<RETURN> drücken, wird diese ebenfalls verlassen.
BITTE BEACHTEN: Um unnötige Tastendrücke zu sparen, wurde in der
aktuellen Version von GS-FIBU an den meisten Stellen auf die
Sicherheitsabfrage "... sichern J/N" verzichtet.
Bei einigen Feldern erscheint auf der unteren Zeile rechts der
Schriftzug "TAB". Dies bedeutet, daß durch Drücken der
Tabulator-Taste eine Auswahlliste geöffnet werden kann. Beim
Feld "Anrede" schlägt das Programm Ihnen z. B. "Herr" oder
"Frau" vor. Bewegen Sie den Balken innerhalb der Liste auf die
gewünschte Anrede und drücken <RETURN>, wird der entsprechende
Eintrag automatisch übernommen. Mit <ESC> schließen Sie die
Auswahl, ohne Datenübernahme.
Auch in anderen Masken gibt es Felder, bei denen eine Auswahl
mit <TAB> möglich ist. Achten Sie einfach auf den Schriftzug
"TAB" unten rechts.
Besondere Tasten innerhalb der Eingabefelder:
<EINFG> Umschalten vom Einfüge- zum Überschreiben-
Modus. In welchem Modus Sie sich gerade
befinden, erkennen Sie an der Größe des
Cursors. Dieser erscheint als Unterstrich,
wenn Einfügen gewählt ist und beim Über-
schreiben als Viereck.
-------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 16
<PFEIL RECHTS> Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach
rechts.
<PFEIL LINKS> Der Cursor bewegt sich ein Zeichen nach
links
<ENTF> Das Zeichen, auf dem sich der Cursor gera-
de befindet, wird gelöscht.
<BACKSPACE> Das Zeichen links vom Cursor wird
gelöscht.
<STRG>+<Y> Der Feldinhalt rechts vom Cursor wird ge-
gelöscht (incl. dem Zeichen, auf dem der
Cursor gerade steht).
<STRG>+<T> Das Wort rechts vom Cursor wird gelöscht.
<ENDE> Der Cursor springt zum Feldende.
<POS1> Der Cursor springt zum Feldanfang.
<STRG>+<PFEIL RE> Der Cursor springt zum nächsten Wort-
anfang.
<STRG>+<PFEIL LI> Der Cursor springt zum vorherigen Wort-
anfang.
6.4 Das Hilfssystem
Überall im Programm steht Ihnen das Hilfssystem von GS-FIBU zur
Verfügung. Drücken Sie einfach die Taste <F1>. Abhängig vom
Programmteil, in dem Sie sich gerade befinden, wird der jeweils
passende Hilfstext aufgerufen. Diese Hilfstexte können Sie
selbst ändern und erweitern, wenn Sie unter "EINSTELLUNGEN -
ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN" angegeben haben, daß die Hilfstexte
vom Anwender editiert werden dürfen.
Haben Sie Änderungen an einem Hilfstext vorgenommen, werden Sie
vor dem Verlassen der Hilfe oder bei Anwahl eines anderen
Hilfstextes gefragt, ob dieser gesichert werden sollen. Es
erscheint ein Abfragefenster (auch "Requester" genannt) mit den
Möglichkeiten "Ja", "Nein" und "Abbruch". Abbruch bewirkt, daß
Sie zurück zum gerade bearbeiteten Hilfstext gelangen.
Gleichbedeutend ist das Drücken der <ESC>-Taste. Geben Sie, je
nachdem, ob Sie den Text speichern wollen oder nicht, "J" oder
"N" ein.
ACHTUNG: Bitte bedenken Sie, daß bei einem Programm-Update, d.h.
beim Aufspielen einer neuen Version von GS-FIBU,
Änderungen in der Hilfe nicht erhalten bleiben!
Das Hilfsfenster hat ein eigenes Menü. Genau wie das Hauptmenü
kann es durch Drücken der <ALT>-Taste aktiviert werden. Die
Menüpunkte im einzelnen:
Index:
------
Es erscheint eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Hilfstexten
in alphabetischer Reihenfolge. Drücken Sie eine Buchstabentaste,
springt die Liste auf den ersten damit beginnenden Text. (Ist
kein passender Text vorhanden, passiert gar nichts.)
-------------------------------------- Grundlagen der Programmbedienung 17
Allgemein:
----------
Der Text "Allgemeine Hilfe" wird aufgerufen. Sie erfahren dort
einiges zur Programmbedienung.
Zur Hilfe:
----------
Die Möglichkeiten und Funktionen des Hilfe-Systems von GS-FIBU
werden erläutert.
Suchen:
-------
Sie können nach beliebigen Worten innerhalb aller Hilfstexte
suchen. Es erscheint ein Eingabefenster, in das Sie den
gewünschten Suchbegriff oder einen Teil davon eingeben, z. B.
"FIBU". Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <RETURN>. Wird der
Begriff gefunden, zeigt das Hilfesystem den zugehörigen
Hilfstext. Bei nochmaliger Suche wird der gleiche Suchbegriff
vorgeschlagen, den Sie bestätigen oder ändern können. Wird
nichts passendes gefunden, öffnet sich ein Abfragefenster, das
Ihnen den Sachverhalt mitteilt und als einzige
Auswahlmöglichkeit "OK" anbietet. Bestätigen Sie mit <RETURN>.
Produktinformation:
-------------------
Der Hilfstext "Produktinformation" mit Informationen über Gandke
& Schubert, den Shareware-Vertriebsweg ... wird angezeigt.
6.5 Abfragefenster (Requester)
Wenn das Programm Ihnen eine Frage stellt, z. B. "Eingaben
sichern?", wird ein Abfragefenster geöffnet.
Befinden Sie sich im Hauptmenü und drücken <ESC>, fragt GS-FIBU
"Wollen Sie GS-FIBU wirklich verlassen?". Unterhalb der Frage
sehen Sie zwei Kästen mit den Schriftzügen "Ja" und "Nein". Es
gibt mehrere Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten:
- Drücken Sie den Buchstaben der gewünschten Auswahl, der
farbig hervorgehoben ist (Hotkey), also "J" für "Ja" oder "N"
für "Nein". Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Groß- oder
Kleinbuchstabe eingegeben wird.
- Eine der möglichen Antworten ist aktiv. Sie erkennen das an
dem doppelten Rahmen des Kastens. Betätigen Sie die
<RETURN>-Taste, bestätigen Sie diese Option. Mit den Tasten
<PFEIL RE>, <PFEIL LI> bzw. <TAB> und <Umschalten>+<TAB>
bewegen Sie den doppelten Kasten von einer Auswahl zur
nächsten und können dann mit <Return> auswählen.
Es gibt außerdem noch Requester mit nur einer einzigen Abfrage.
Sie haben dort keine große Auswahl sondern müssen die Vorgabe,
in der Regel "OK", bestätigen. Dies ist z. B. bei der Meldung
"Wirtschaftsjahr ist ungültig!" der Fall. Diese Abfragefenster
haben rein informativen Charakter.
---------------------------------- Gemeinsame Nutzung des Datenbestands 18
7. GEMEINSAME NUTZUNG DES DATENBESTANDS
Da alle neuen Programme von Gandke & Schubert der "Serie 2", also
GS-Auftrag 2.xx , GS-Adressen 2.xx und GS-Fibu 1.xx auf einen ge-
meinsamen Datenbestand zugreifen, ist bei allen Mandanten, Kunden
und Lieferanten die Adresse eine Art "Oberbegriff". Diese Adresse
wird in einer Datei "Adresse.Dbf" gespeichert. Diese Datei
beinhaltet alle Adressen, die in irgendeinem Programm der "Serie
2" eingegeben wurden.
Erst nach Eingabe der Adresse wird in den einzelnen Programmen
festgelegt, was diese Adresse darstellen soll. In GS-FIBU
entweder einen Mandanten, Kunden oder Lieferanten. Anschließend
sind in GS-FIBU noch weitere Anpassungen notwendig, um aus einer
Adresse eben einen Mandanten, Kunden oder Lieferanten zu
erstellen.
Beim Mandanten beinhalten diese Anpassungen z. B., daß ein
Verzeichnis mit der Mandantennummer und ein erster Jahrgang,
wiederum in einem eigenen Verzeichnis, angelegt wird. Anschließend
werden alle benötigten Dateien automatisch im entsprechenden
Verzeichnis erstellt. Nun können Sie diesen Mandanten aber noch
nicht bearbeiten, denn er muß zuerst über "MANDANT WÄHLEN" oder
mit <ALT>+<W> zur Bearbeitung ausgewählt werden und erst dann
können Sie diesen Mandanten bearbeiten!
------------------------------------------------- Programmstart GS-FIBU 19
8. PROGRAMMSTART GS-FIBU
Nachdem Sie GS-FIBU gestartet haben, wartet das System auf die
Eingabe einer Sachbearbeiter-Kennung. Anhand dieser Kennung wird
eine Stapeldatei nur für diesen Sachbearbeiter eingerichtet. Damit
soll verhindert werden, das verschiedene Mitarbeiter ein und
denselben Stapel bearbeiten können.
Ist ein Sachbearbeiter-Kürzel noch nicht in GS-FIBU vorhanden, er-
scheint eine Abfrage, ob die Anwender-Dateien eingerichtet werden
sollen. Bestätigen Sie diese Abfrage mit "JA", werden die
notwendigen Dateien automatisch erstellt.
Nach Eingabe der Sachbearbeiter-Kennung wird geprüft, ob der
zuletzt von Ihnen bearbeitete Mandant noch in GS-FIBU vorhanden
ist. Es kann vorkommen, daß dieser Mandant nicht mehr vorhanden
ist, und zwar deshalb, weil ein anderer Anwender in GS-FIBU oder
GS-Auftrag 2.xx diesen Mandanten gelöscht hat. Ist das der Fall,
müssen Sie aus einer Auswahlliste einen neuen Mandanten und
anschließend einen neuen Jahrgang wählen.
------------------------------------------------------------ Stammdaten 20
9. STAMMDATEN
Die Stammdatenverwaltung ist das Herzstück von GS-FIBU. Ohne diese
Stammdaten können keine Bewegungsdaten erfasst werden. Daten, wie
z. B. Kontenrahmen und Steuersätze, werden von GS-FIBU bereits
komplett eingerichtet mitgeliefert. Andere, wie z. B. Mandanten,
Kunden, Lieferanten und Bankleitzahlen, müssen Sie selbst
definieren.
Sollten Sie bereits Programme der "Serie 2" von Gandke & Schubert
einsetzen, kann es vorkommen, daß in den Mandanten-, Kunden- oder
Lieferantenlisten schon Einträge vorhanden sind, obwohl Sie selbst
keine Einträge vorgenommen haben. Diese entstehen, wenn Sie z. B.
in GS-Auftrag 2.xx Mandanten, Kunden oder Lieferanten erfasst
haben. Diese Einträge stellen für GS-FIBU jedoch lediglich eine
Adresse dar und müssen noch eingerichtet werden.
9.1 Stammdaten - Allgemeine Adreßmaske
Wenn Sie einen neuen Mandanten, Kunden oder Lieferanten anlegen,
ist diese Maske leer. Beachten Sie bitte, daß der Suchbegriff
und die Kurzbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind.
Suchbegriff-Firma/Vorname-Name:
-------------------------------
Mit <TAB> können Sie bei Neuanlage aus den bereits vorhandenen
Adressen aus GS-Adressen 2.xx eine Adresse auswählen und in die
Maske übernehmen. In dieser Auswahlliste werden alle Adressen
angezeigt, die im Programmsystem vorhanden sind.
Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, so beachten Sie bitte die
unterschiedliche Schreibweise bei Firmennamen und Personen.
Handelt es sich um einen Firmennamen wie z.B. "Gandke &
Schubert", geben Sie hier genau diese Bezeichnung ein. Bei
Personennamen geben Sie bitte zuerst den Nachnamen, gefolgt von
einem Komma und anschließend den Vornamen ein, z.B. "Müller,
Fritz".
Nach Bestätigung Ihrer Eingabe durch <RETURN> werden dann die
Eingabefelder "FIRMA/VORNAME" und "NAME" automatisch gefüllt.
Kurzbezeichnung:
----------------
Diese Kurzbezeichnung ist, wie oben bereits erwähnt, zwingend
vorgeschrieben und wird später überall im Programm, zusätzlich
zur eigentlichen Mandanten-, Kunden oder Lieferantennummer,
mitangezeigt.
Anrede:
-------
Mit <TAB> gelangen Sie in eine Auswahlliste, aus der Sie mit
<RETURN> eine Anrede übernehmen können. Sie können in dieser
Auswahl auch über ein eigenes Menü neue Vorgaben definieren.
Nach Eingabe der Anrede wird das Eingabefeld Briefanrede
automatisch mit "Sehr geehrte Damen und Herren," gefüllt.
Zusatz:
-------
Hier sollten Sie z.B. eine Branchenbezeichnung eingeben.
------------------------------------------------------------ Stammdaten 21
Kontaktperson/Briefanrede:
--------------------------
Wenn dieses Feld leer bleibt, wird auch die Briefanrede nicht
geändert. Geben Sie allerdings eine Kontaktperson an, wie z.B.
"Herr Müller", wird die Briefanrede automatisch auf "Sehr
geehrter Herr Müller," geändert. Geben Sie "Frau Müller" ein,
ändert sich die Briefanrede wiederum automatisch auf "Sehr
geehrte Frau Müller,".
Die Kontaktperson hat demnach für die Erstellung der Briefan-
rede Vorrang vor der Anrede.
------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 22
9.2 Stammdaten - Mandanten (Firmen)
Die Mandantenverwaltung von GS-FIBU ist sozusagen der Obergriff
vom gesamtem Programmsystem. Durch die 5-stellige Mandanten-Num-
mer, übrigens ab 1993 auch neuer DATEV-Standard, ist eine
Verwaltung von fast beliebig vielen Firmen buchhaltungsmäßig in
GS-FIBU möglich.
Ist noch kein Mandant angelegt, werden Sie vielleicht schon
bemerkt haben, das einige Menüpunkte aus dem Hauptmenü in hellem
Grau erscheinen und nicht anzuwählen sind. Dies bedeutet, daß,
nur wenn ein Mandant im System vorhanden ist, diese Punkte
aktiviert und somit bearbeitet werden können.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Mandantendaten bearbeiten
<EINFG> - Neuen Mandanten anlegen
<ENTF> - Mandanten löschen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff oder Ort
<ZAHL> - Suchen nach Mandanten-Nr. oder Postleitzahl
<F2> - Sortieren der Mandantenliste
<F4> - Notizblock zum Mandanten
<ESC> - Ende
9.2.1 Mandanten neu anlegen
Sie haben zwei Möglichkeiten einen Mandanten neu anzulegen.
Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken
<EINFG> aus der Liste heraus. In beiden Fällen erscheint ein
kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden
Mandanten-Nummer. Diese können Sie ändern, allerdings wird
dann geprüft, ob diese Nummer nicht bereits vorhanden ist.
Nach erfolgreicher Nummernvergabe erscheint dann die
Adreßmaske (siehe oben).
Nachdem Sie alle Eingaben erstellt haben, können Sie mit <ESC>
oder <RETURN> die Eingabemaske verlassen. Die von Ihnen neu
angelegte Adresse ist jedoch noch nicht voll für GS-FIBU
eingerichtet, deshalb erscheint nach Verlassen der
Eingabemaske die Frage, ob Sie diese Einrichtung vornehmen
wollen.
Anmerkung: Ein nicht voll eingerichteter Mandant kann in GS-
FIBU nicht bearbeitet werden!
Sie sollten deshalb diese Einrichtung sofort an Ort und Stelle
durchführen.
Mandanten einrichten:
---------------------
Es erscheint eine Auswahlliste mit den vorhanden Kontenrahmen.
Wählen Sie einen Kontenrahmen mit den <PFEILTASTEN> und
übernehmen diesen dann mit <RETURN>. Anschließend wird ein
Verzeichnis mit der Mandantennummer und ein erster Jahrgang,
wiederum in einem eigenen Verzeichnis, angelegt. Dabei werden
alle benötigten Dateien automatisch im entsprechenden
Verzeichnis erstellt.
------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 23
Zum Schluß erscheint ein Fenster mit dem Vorschlag für das 1.
Wirtschaftsjahr. Dieser Vorschlag besteht aus dem ersten und
dem letzten Tag des aktuellen Jahres. Sie können nun
Änderungen an diesem Wirtschaftsjahr vornehmen, in dem Sie
einfach das Datum "von" und Datum "bis" ändern. Durch diese
Möglichkeit sind in GS-FIBU alle abweichenden Wirtschaftsjahre
oder auch Rumpfjahre möglich.
Aufgrund des hier definierten Zeitraums für ein Wirtschafts-
jahr werden später beim Jahresabschluss alle weiteren Jahr-
gänge automatisch vorgeschlagen. Dort können Sie wiederum die
Daten ändern.
9.2.2 Mandanten ansehen/ändern
Hier erscheint die Adressmaske des Mandanten. Sie können hier
alle Eingaben ändern.
9.2.3 Mandanten löschen
Sie können jeden Mandanten zu jeder Zeit löschen, sollten
allerdings größte Vorsicht walten lassen. Obwohl beim Löschen
eines Mandanten mehrere Sicherheitsabfragen erscheinen, ist
nach Bestätigung aller Abfragen « ALLES WEG » !!! D.h. auch,
daß die Mandantendaten von GS-Auftrag 2.x gelöscht sind.
Sollten Sie sich also entschließen, den Mandanten zu löschen,
werden alle vorhandenen Jahrgänge (natürlich auch alle
Buchungen) und der Mandant gelöscht! Also bitte vorher genau
überlegen, ob Sie wirklich alles löschen wollen !
9.2.4 Notizblock
Mit <F4> oder über diesen Menüpunkt können Sie den Notizblock
eines Mandanten aufrufen. Dieser wird wiederum von allen
Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diesen Adresse
bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche
Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit <F5>
haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text
einzufügen.
9.2.5 Einstellungen
USt-ID-Nr.:
-----------
Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer für die
Umsatzsteuer-Voranmeldung an.
Externe OP-Bearbeitung möglich ?
--------------------------------
Normalerweise ist die externe OP-Bearbeitung in GS-FIBU
gesperrt, da der Buchungsimport über externe Stapel abläuft,
d.h. die Buchungen können von jedem beliebigen anderen
Programm übernommen werden. Dadurch ist es nicht möglich eine
Rückmeldung an das externe Programm zu liefern, ob ein OP
ausgeziffert wurde, usw.
------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 24
Wollen Sie jedoch die externen Buchungen weiterbearbeiten,
stellen Sie bitte diesen Schalter auf <J>. Sie müssen dann
selbst darauf achten, daß die Änderungen im externen Programm
mitgepflegt werden.
Debitoren-/Kreditorennummern-Schrittweite:
------------------------------------------
Dieser Wert legt fest, in welchem Größenabstand die Debitoren-
und Kreditorennummern bei der Neuanlage vorgeschlagen werden.
Doppelte Vergabe von Debitoren- oder Kreditoren-Nummern:
--------------------------------------------------------
Stellen Sie den Schalter auf "J" wenn Sie mehreren Kunden oder
Lieferanten die gleiche Konto-Nummer zuordnen wollen.
Sammelkonten:
-------------
Mit <TAB> können Sie die entsprechenden Sammelkonten für
Forderungen, Verbindlichkeiten, Gewährte Skonti und Erhaltene
Skonti aus einer Kontenliste wählen und hier festlegen. Immer,
wenn im OP-Bereich gebucht wird, werden entsprechende
Buchungsvorgänge automatisch auf diesen Konten festgehalten.
------------------------------------------------ Stammdaten - Mandanten 25
Das gleiche gilt für Saldovortragskonten.
9.2.6 Postanschrift
Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die
Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie Änderungen
wünschen, können Sie die Postanschrift direkt ändern.
Mit <F2> können Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten
wiederholen. Mit <F3> eine Zeile löschen und mit <F4> eine
Zeile einfügen.
9.2.7 Bankverbindungen
Geben Sie hier die Bankverbindungen des Mandanten ein. Mit
<TAB> rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie können
dann eine Bankverbindung auswählen und mit <RETURN> in die
Maske übernehmen.
9.2.8 Anschrift-Finanzamt
Geben Sie bitte hier sämtliche Daten des für diesen Mandanten
zuständigen Finanzamtes an. Diese Adresse, sowie die
Steuernummer, werden später in der Umsatzsteuer-Voranmeldung
berücksichtigt.
9.2.9 Sortieren
Mit <F2> können Sie die Mandantenliste umsortieren. Sie haben
hier die Möglichkeit die Liste nach Mandanten-Nummer,
Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils
aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld
als erstes Feld in der Liste angezeigt wird.
9.2.10 Mandant wählen
Wenn Sie einen anderen Mandanten bearbeiten wollen, können Sie
diese Wahl aus der Mandantenliste heraus mit <ALT>+<W>
vornehmen, oder direkt über diesen Menüpunkt. Es erscheint
dann eine Abfrage, ob Sie den aktuellen Mandanten zur
Bearbeitung übernehmen wollen.
Sie müssen die Mandantenwahl jedoch nicht an dieser Stelle
vornehmen, sondern können zu jeder Zeit, vorausgesetzt es ist
ein Mandant in GS-FIBU vorhanden, die Mandantenwahl auch aus
dem Hauptmenü heraus mit <F2> vornehmen. Dies ermöglicht einen
schnellen Mandantenwechsel bei der Buchungsarbeit.
Ebenfalls sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, das Sie mit
<F3> im Hauptmenü jederzeit den zu bearbeitenden Jahrgang
wechseln können.
--------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 26
9.3 Stammdaten - Kunden (Debitoren)
Ist noch kein Kunde angelegt, erfolgt eine Abfrage, ob Sie einen
Kunden anlegen möchten. Wenn ja, erscheint eine Eingabemaske
mit der nächsten Kunden-Nummer (Debitoren-Nummer). In den
Mandanten-Einstellungen können Sie die Schrittweite für diesen
Nummernvorschlag selbst definieren. Sie haben nun die
Möglichkeit den vorhandenen Eintrag zu ändern. Dabei wird
"normalerweise" geprüft, ob die von Ihnen eingegebene Nummer
schon vorhanden ist, oder nicht. Sie können jedoch auch ein und
dieselbe Kunden-Nummer mehrfach vergeben.
Doppelte Vergabe von Kunden-Nummern:
------------------------------------
Normalerweise wird in GS-FIBU für jeden Kunden ein neues Konto
angelegt. Dies ist sicherlich bei Firmen mit kleinem Kundenkreis
sinnvoll. Nun existieren ja auch eine Reihe größerer Firmen mit
sehr großem Kundenkreis. Wenn nun für jeden Kunden eine eigenes
Konto angelegt wird, ist es nur eine Frage der Zeit, bis niemand
mehr durch die Kunden-Verwaltung blickt.
Wenn Sie also Kunden nach bestimmten Kriterien zusammenfassen
möchten (z.B. Diverse "M", Diverse "E", Kunden "SÜD", usw.)
müssen Sie in den "Mandanten-Einstellung" die "Doppelte Vergabe
der Kunden-Nummern" zulassen (Schalterstellung <J>).
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Kundendaten bearbeiten
<EINFG> - Neuen Kunden anlegen
<ENTF> - Kunden löschen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff oder Ort
<ZAHL> - Suchen nach Kunden-Nr. oder Postleitzahl
<F2> - Sortieren der Kundenliste
<F4> - Notizblock zum Kunden
<ESC> - Ende
9.3.1 Kunden neu anlegen
Sie haben zwei Möglichkeiten einen Kunden neu anzulegen.
Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken
<EINFG> aus der Liste heraus. In beiden Fällen erscheint ein
kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Kunden-Nummer.
Zur eigentlichen Bearbeitung des Kunden, beachten Sie bitte
den Punkt "Stammdaten - Adreßmaske". Darüber hinaus gibt es
bei Kunden eine Besonderheit. Aufgrund der Einträge in den
Feldern "Suchbegriff", "Land", "Plz" und "Ort" wird die
Kontobezeichnung erstellt. Diese Kontobezeichnung wird genau
in dieser Form in den gewählten Kontenrahmen übertragen, wenn
ein Kunde neu angelegt wird.
--------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 27
9.3.2 Kunden ansehen/ändern
Hier erscheint die Adressmaske des Kunden. Sie können hier
alle Eingaben ändern. Beachten Sie bitte, daß der Eintrag
unter "Kontobezeichnung" ebenfalls geändert und diese Änderung
wiederum automatisch in den aktuellen Konterahmen übertragen
wird.
9.3.3 Kunden löschen
Sie können jeden Kunden zu jeder Zeit löschen. Jedoch wird
vorher geprüft, ob Buchungen mit diesem Konto vorhanden sind.
Wenn ja, darf dieser Kunde nicht gelöscht werden. Im anderen
Fall wird die Adresse aus GS-FIBU entfernt und das Konto des
Kunden gelöscht!
9.3.4 Notizblock
Mit <F4> oder über diesen Menüpunkt können Sie den Notizblock
eines Kunden aufrufen. Dieser wird wiederum von allen
Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diese Adresse
bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche
Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit <F5>
haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text
einzufügen.
9.3.5 Einstellungen
Tage netto:
-----------
Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der ein Kunde die Rech-
nungssumme zu zahlen hat.
Skonto %, Skontotage:
---------------------
Hier legen Sie fest, auch zu späteren Überwachungszwecken bei
der Buchungsarbeit, wieviel Skonto ein Kunde innerhalb welchen
Zeitraums vom Rechnungsgesamtbetrag einbehalten darf.
USt-ID-Nr.:
-----------
Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer des Kun-
den an.
--------------------------------------------------- Stammdaten - Kunden 28
9.3.6 Postanschrift
Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die
Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie Änderungen
wünschen, können Sie die Postanschrift direkt ändern.
Mit <F2> können Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten
wiederholen. Mit <F3> eine Zeile löschen und mit <F4> eine
Zeile einfügen.
9.3.7 Bankverbindungen
Geben Sie hier die Bankverbindungen Ihres Kunden ein. Mit
<TAB> rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie können
dann eine Bankverbindung auswählen und mit <RETURN> in die
Maske übernehmen.
9.3.8 Sortieren
Mit <F2> können Sie die Kundenliste umsortieren. Sie haben
hier die Möglichkeit die Liste nach Kunden-Nummer,
Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils
aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld
als erstes Feld in der Liste angezeigt wird.
9.3.9 Konten aktualisieren
Wenn in anderen GS-Programmen neue Kunden erfasst wurden, sind
diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als
Debitoren-Konto. Dieser Menüpunkt ermöglicht eine automatische
Aktualisierung aller vorhandenen Kunden-Konten. Dabei wird
die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die
Kunden-Nummer in den Kontenrahmen übertragen.
Übrigens steht dieser Menüpunkt auch bei der Buchungsarbeit
zur Verfügung. Dieser aktualisiert dort jedoch automatisch
alle Kunden- und Lieferantenkonten.
---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 29
9.4 Stammdaten - Lieferanten (Kreditoren)
Ist noch kein Lieferant angelegt, erfolgt eine Abfrage, ob Sie
einen Lieferanten anlegen möchten. Wenn ja, erscheint eine
Eingabemaske mit der nächsten Lieferanten-Nummer (Kreditoren-
Nummer). In den Mandanten-Einstellungen können Sie die
Schrittweite für diesen Nummernvorschlag selbst definieren. Sie
haben nun die Möglichkeit den vorhandenen Eintrag zu ändern.
Dabei wird "normalerweise" geprüft, ob die von Ihnen eingegebene
Nummer schon vorhanden ist, oder nicht. Sie können jedoch auch
ein und dieselbe Lieferanten-Nummer mehrfach vergeben.
Doppelte Vergabe von Lieferanten-Nummern:
-----------------------------------------
siehe "Doppelte Vergabe von Kunden-Nummern."
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Lieferantendaten bearbeiten
<EINFG> - Neuen Lieferant anlegen
<ENTF> - Lieferant löschen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff oder Ort
<ZAHL> - Suchen nach Lieferanten-Nr. oder Postleitzahl
<F2> - Sortieren der Lieferantenliste
<F4> - Notizblock zum Lieferanten
<ESC> - Ende
9.4.1 Lieferant neu anlegen
Sie haben zwei Möglichkeiten einen Lieferanten neu anzulegen.
Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken
<EINFG> aus der Liste heraus. In beiden Fällen erscheint ein
kleines Fenster mit der nächsten zu vergebenden Lieferanten-
Nummer.
Zur eigentlichen Bearbeitung des Lieferanten, beachten Sie
bitte den Punkt "Stammdaten - Adreßmaske". Darüber hinaus gibt
es bei Lieferanten, wie auch bei Kunden eine Besonderheit.
Aufgrund der Einträge in den Feldern "Suchbegriff", "Land",
"Plz" und "Ort" wird die Kontobezeichnung erstellt. Diese
Kontobezeichnung wird genau in dieser Form in den gewählten
Kontenrahmen übertragen, wenn ein Kunde neu angelegt wird.
---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 30
9.4.2 Lieferant ansehen/ändern
Hier erscheint die Adressmaske des Lieferanten. Sie können
hier alle Eingaben ändern. Beachten Sie bitte, daß der Eintrag
unter "Kontobezeichnung" ebenfalls geändert und diese Änderung
wiederum automatisch in dem Konterahmen übertragen wird.
9.4.3 Lieferant löschen
Sie können jeden Lieferanten zu jeder Zeit löschen. Jedoch
wird vorher geprüft, ob Buchungen mit diesem Konto vorhanden
sind. Wenn ja, darf dieser Lieferant nicht gelöscht werden.
Im anderen Fall wird die Adresse aus GS-FIBU entfernt und das
Konto des Lieferanten gelöscht!
9.4.4 Notizblock
Mit <F4> oder über diesen Menüpunkt können Sie den Notizblock
eines Lieferanten aufrufen. Dieser wird wiederum von allen
Programmen gleich genutzt. Haben Sie also diesen Adresse
bereits in GS-ADRESSEN bearbeitet und dort irgendwelche
Bemerkungen notiert, werden diese hier angezeigt. Mit <F5>
haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Tagesdatum in den Text
einzufügen.
9.4.5 Einstellungen
Tage netto:
-----------
Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in der Sie bei Ihrem
Lieferanten die Rechnungssumme begleichen müssen.
Skonto %, Skontotage:
---------------------
Hier legen Sie fest, auch zu späteren Überwachungszwecken bei
der Buchungsarbeit, wieviel Skonto Sie innerhalb welchen
Zeitraums vom Rechnungsbetrag abziehen können.
USt-ID-Nr.:
-----------
Geben Sie hier die ab 1993 notwendige Betriebsnummer Ihres
Lieferanten an.
---------------------------------------------- Stammdaten - Lieferanten 31
9.4.6 Postanschrift
Aufgrund der eingegebenen Daten in der Adressmaske wird die
Postanschrift automatisch erstellt. Wenn Sie Änderungen
wünschen, können Sie die Postanschrift direkt ändern.
Mit <F2> können Sie den Vorschlag aufgrund der o.g. Daten
wiederholen. Mit <F3> eine Zeile löschen und mit <F4> eine
Zeile einfügen.
9.4.7 Bankverbindungen
Geben Sie hier die Bankverbindungen Ihres Lieferanten ein. Mit
<TAB> rufen Sie die Bankleitzahlenverwaltung auf. Sie können
dann eine Bankverbindung auswählen und mit <RETURN> in die
Maske übernehmen.
9.4.8 Sortieren
Mit <F2> können Sie die Lieferantenliste umsortieren. Sie
haben hier die Möglichkeit die Liste nach Lieferanten-Nummer,
Suchbegriff, Postleitzahl und Ort umzustellen. Die jeweils
aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Feld
als erstes Feld in der Liste angezeigt wird.
9.4.9 Konten aktualisieren
Wenn in anderen GS-Programmen neue Lieferanten erfasst wurden,
sind diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch
als Kreditoren-Konto. Dieser Menüpunkt ermöglicht eine
automatische Aktualisierung aller vorhandenen
Lieferanten-Konten. Dabei wird die in der Eingabemaske
festgelegte Konto-Bezeichnung und die Kunden-Nummer in den
Kontenrahmen übertragen.
Übrigens steht dieser Menüpunkt auch bei der Buchungsarbeit
zur Verfügung. Dieser aktualisiert dort jedoch automatisch
alle Kunden- und Lieferantenkonten.
----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 32
9.5 Sachkonten (Kontenrahmen)
Dieser Punkt zeigt Ihnen alle Sachkonten, die im gewählten
Kontenrahmen vorhanden sind. Dabei ist zu beachten, daß Sach-
konten in GS-FIBU immer 4-stellig sind und die Konten der Klasse
"0" mit führenden Nullen aufgefüllt werden. GS-FIBU wird bereits
mit zwei komplett eingerichteten Kontenrahmen ausgeliefert. Die
Auswahlmöglichkeit haben Sie bei der Neuanlage eines Mandanten.
Dabei handelt es sich um die Spezialkontenrahmen der DATEV -
Skr03 und Skr04!
Auch wenn die von uns mitgelieferten Kontenrahmen sehr groß
sind, sollten Sie keine Konten löschen. Die Kontenrahmen be-
inhalten sämtliche Konten, die auch das Rechenzentrum in
Nürnberg "DATEV" benutzt und zwar jeweils nach dem neuesten
Stand.
In GS-FIBU ist die Kontenauswahl beim Buchen so einfach wie
möglich gestaltet. Sie werden später selbst bemerken, daß es
keinen Nachteil darstellt, einen Kontenrahmen mit über 700
Konten in diesem Programm zu nutzen.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Konto bearbeiten/ändern
<EINFG> - Neues Konto anlegen
<ENTF> - Konto löschen
<LEERTASTE> - markieren bzw. Markierung aufheben
<F2> - Liste sortieren
<BUCHSTABE> - Suche nach Konto-Bezeichnung
<ZAHL> - Suche nach Konto-Nummer (bzw. Kontoklasse)
<ESC> - Ende
----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 33
9.5.1 Konto neu anlegen
Hiermit nehmen Sie ein neues Sachkonto in die Liste auf. Es
erscheint wieder eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, bei der
Sie bitte beachten müssen, daß die Angaben Konto-Nummer,
Konto-Bezeichnung und Kontoart zwingend vorgeschrieben sind.
Fehlt eine dieser Angaben, wird das neue Konto nicht
zugelassen und automatisch gelöscht! Ebenso macht GS-FIBU
darauf aufmerksam, wenn Sie eine bereits vorhandene
Konto-Nummer nochmals vergeben wollen !
9.5.2 Konto ansehen/ändern
Mit <RETURN> gelangen Sie in eine Maske auf dem Bildschirm.
Sie sehen nun die Daten des gewählten Kontos und können diese
ändern. Beachten Sie bitte, das Konten, auf denen bereits
gebucht wurde, lediglich in der Konto-Bezeichnung und in den
einzelnen Druck-Positionen geändert werden können.
9.5.3 Konto löschen
Sie können ein Sachkonto nur dann löschen, wenn eine interne
Saldenprüfung in GS-FIBU ein positives Ergebnis liefert, d.h.
wenn noch keine Buchung mit diesem Konto erfolgte. Wenn alle
Prüfungen durchlaufen sind, wird zur Sicherheit nochmal
abgefragt, ob Sie auch wirklich löschen wollen. Wenn ja, wird
das Konto gelöscht!
9.5.4 Markierte löschen
Wenn Sie mehrere Konten gleichzeitig löschen wollen, können
Sie mit der <LEERTASTE> die entsprechenden Konten markieren
und dann diesen Menüpunkt aktivieren. Anschließend werden
alle markierten Sachkonten gelöscht. Dabei werden ebenfalls
wieder die Salden geprüft. Ist bei den markierten Konten ein
Konto dabei, auf dem bereits Buchungen erfasst sind, wird
dieses nicht gelöscht.
9.5.5 Nicht-markierte löschen
Sachverhalt wie oben, mit dem Unterschied, daß alle nicht-mar-
kierten Konten werden gelöscht.
9.5.6 Sortieren
Mit <F2>, oder direkt über das Menü, können Sie die Liste der
Sachkonten umsortieren und anschließend je nach Sortier-
reihenfolge entsprechend durch Eingabe eines Buchstabens oder
einer Zahl suchen.
9.5.7 Dienstprogramme
Sie können entweder alle Konten gleichzeitig markieren oder
vorhandene Markierungen löschen oder alle Markierungen umkehr-
----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 34
en.
9.5.8 Kontenvergleich
Sollte Ihnen der Computer bei der Bearbeitung der Sachkonten
einmal abgestürzt sein, ist es möglich, daß in der hier ange-
zeigten Liste Sachkonten existieren, die in der Saldendatei im
entsprechenden Jahrgang jedoch nicht vorhanden sind oder
umgekehrt. Folge: Sie können im Buchungsbereich Konten be-
buchen, die eigentlich nicht existent sind, was zwangsläufig
zu Komplikationen führt!
Dieser Programmteil vergleicht nun beide Kontenrahmendateien
miteinander, und zwar in der Form, daß die im Jahrgang
vorhandenen Sachkonten gelöscht und anschließend aufgrund der
in der Liste angezeigten Konten neu erfasst werden. Dabei
werden logischerweise sämtliche Salden gelöscht. Im Anschluß
daran wird deshalb gefragt, ob Sie das Salden-Reorganisations-
programm laufen lassen wollen. Sie sollten diese Frage mit
"JA" beantworten, können jedoch auch später dieses Modul
nochmals unter "BUCHEN" starten.
9.5.9 Sachkonten-Erfassungsmaske
Kontoart:
---------
Als Kontoart stehen Ihnen mit <TAB> 5 Auswahlmöglichkeiten zur
Verfügung. Aktivkonto, Passivkonto, Erlöskonto, Kostenkonto
und Statistikkonto. Sie haben hier keine Möglichkeit, diese
Kontoart "von Hand" einzutragen. Sie müssen also über <TAB>
eine Kontoart wählen und dann mit <RETURN> übernehmen. Diese
Feld ist übrigens neben der Konto-Nummer und Konto-Bezeichnung
zwingend vorgeschrieben.
Steuerschlüssel:
----------------
Mit <TAB> können Sie aus den definierten Steuersätzen den Satz
aussuchen, der diesem Konto zugeordnet werden soll. Wenn Sie
z.B. das Konto "8400 - Erlöse 14% Umsatzsteuer" verwenden,
kann durch Eingabe des Steuercodes für den Steuersatz 14 % die
Buchungsarbeit wesentlich vereinfacht werden. Die Steuer wird
dann automatisch errechnet und in der Buchungsmaske angezeigt.
Soll eine Konto keinen Steuersatz beinhalten, lassen Sie
dieses Feld bitte leer (nicht Steuerschlüssel "00" wählen)!!
Steuer-Funktion:
----------------
Die Steuerfunktion ist ein ganz wichtiges Instrument, um zu
prüfen, ob Konten gegeneinander überhaupt bebucht werden
dürfen, und bietet zusätzlich für Sie eine weitere Plausibi-
litätsprüfung! Mit <TAB> erhalten Sie wiederum ein Liste
aller möglichen Steuerfunktionen, die Sie mit <RETURN> dann in
die Eingabemaske übernehmen können.
----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 35
"" = keine Einschränkung:
-------------------------
Diese Leereingabe schränkt das Konto nicht ein, d.h. mit
diesem Konto ist jeder Steuersatz und jede Steuerart (USt
oder VSt) möglich.
KU = keine Steuer zulässig:
---------------------------
Die Steuerfunktion "KU" sorgt dafür, das mit diesem Konto
keine Steuerberechnung möglich ist (z.B. das Konto "1200
Bank"). Dies bedeutet aber auch, das GS-FIBU prüft, ob sich
der Steuerschlüssel eines Kontos und die Steuerfunktion
nicht gegenseitig wiedersprechen. Wenn Sie also beispiels-
weise einem Konto den Steuerschlüssel "14%" zuordnen und
anschließend die Steuerfunktion "KU", erscheint eine Feh-
lermeldung!
M = nur Mehrwertsteuer zulässig:
--------------------------------
Die Steuerfunktion "M" sorgt dafür, das ein mit dieser
Steuerfunktion belegtes Konto nicht mit Vorsteuer gebucht
werden kann (z.B. Konto "8400 - Erlöse 14 % Umsatzsteuer")!
V = nur Vorsteuer zulässig:
---------------------------
Die Steuerfunktion "V" sorgt dafür, das ein mit dieser
Steuerfunktion belegtes Konto nicht mit Mehrwersteuer ge-
bucht werden kann (z.B. Konto "3400 - Wareneingang 14%
Vorsteuer")!
Finanzkonto (J/N):
------------------
Geben Sie hier "J" ein, wenn es sich bei einem neu angelegten
Konto um ein Finanzkonto handelt, also Bank, Kasse, Postgiro,
usw. Dieser Schalter wird lediglich benötigt, um bei der
automatischen Vergabe der Belegnummer im Buchungsbereich reine
Geldbuchungen (also Buchungen mit zwei Finanzkonten) als
solche zu erkennen.
Bilanz-Positionen / GuV-Position / UStVa-Position:
--------------------------------------------------
Mit <TAB> erhalten Sie jeweils eine Auswahlliste aller
verfügbaren Positionen für das entsprechende Formular
(Auswertung). Diese Positionen enthalten die Druckposition
eines Kontos in der entsprechenden Auswertung, d.h. bei einer
Auswertung werden alle Konten mit der gleichen Druckposition
zu einem Betrag "verdichtet".
Die Bilanzauswertung enthält jedoch je Konto zwei Druckpositi-
onen. Nehmen wir beispielsweise das Bankkonto. Ist der Saldo
des Kontos positiv, so wird der Betrag unter der Bilanzposi-
tion "Schecks, Kassenbestand, usw." verdichtet. Ist der Saldo
jedoch negativ, stellt dieser Sachverhalt eine Verbindlichkeit
dar, die dann unter der Position "Verbindlichkeiten gegenüber
Kreditinstituten" zusammengefaßt wird.
----------------------------------------------- Stammdaten - Sachkonten 36
Beispiel:
---------
Auswertung : Bilanz
Bilanzposition : Schecks, Kassenbestand, Guthaben ...
Die Bilanzpostion für diesen Posten hat die Bezeichnung
"ADIV". Das hört sich unheimlich kompliziert an, ist aber bei
näherer Betrachtung logisch.
"A" steht für « AKTIV » = Aktivseite der Bilanz
"D" steht für « UMLAUFVERMÖGEN » = Punkt "D" der Aktivseite
"IV" steht für « SCHECKS, ... » = Punkt "IV" des Umlaufverm.
Ein leeres Fomular mit allen Druckpositionen erhalten Sie, in
dem Sie die Bilanz, GuV oder Umsatzsteuer-Voranmeldung unter
dem Menüpunkt "FORMULARE/AUSWERTUNGEN" als Probe-Druck
ausdrucken. Sie haben dann die Möglichkeit, wenn Sie neue
Konten anlegen, die beispielsweise zur Bilanz gehören (z.B.
Finanzkonten), die entsprechende Druckposition direkt zuzu-
ordnen.
---------------------------------------------- Stammdaten - Steuersätze 37
9.6 Steuersätze definieren
Sie können mit GS-FIBU bis zu 20 Vorsteuer- und Umsatzsteuersät-
ze definieren und bearbeiten. Die Steuersätze sind zentral für
das ganze Programmsystem vorhanden, d.h. es wird erstens nicht
nach Mandanten getrennt und zweitens greift z.B. auch GS-Auftrag
2.xx auf diese Steuersätze zu.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Steuersatz bearbeiten/ändern
<ESC> - Ende
<TAB> - Kontenauswahlliste
Jeder Steuersatz beinhaltet eine Kennung (Steuercode), eine
Bemerkung, einen alten Prozentsatz, ein Änderungsdatum, einen
neuen Prozentsatz, diverse Kontenzuordnungen sowie die Unter-
scheidung, ob dieser Satz als Reisekosten-Steuersatz gelten soll
oder nicht. Außerdem können Sie noch festlegen, ob aus
Buchungen mit dem entsprechenden Steuersatz, der Steuerbetrag
mittels Multiplikator errechnet werden soll, oder nicht.
Die Steuerdatei wird nach Neuanlage eines Mandanten bereits voll
mit 10 Steuersätzen und Kontenzuordnungen (abhängig vom gewähl-
ten Kontenrahmen) erstellt.
Die Punkte im einzelnen:
Kennung:
--------
Diese Kennung ist nichts anderes als eine laufende Nummer, die
in GS-FIBU häufig als "Steuercode" bezeichnet wird. Über diesen
Code wird der Steuersatz definiert und auch in Buchungen
aufgerufen.
Bemerkung:
----------
Wenn Sie hier eine möglichst genaue Bezeichnung des Steuersatzes
eingeben, können Sie später bei der Buchungsarbeit den richtigen
Steuersatz schneller finden.
Alter Prozentsatz:
------------------
Mit dem hier eingetragenen Wert wird immer dann der Steuerbetrag
errechnet, wenn das Buchungsdatum kleiner als das Änderungsdatum
ist. Wenn z.B. ab 01.01.1993 der Mehrwertsteuersatz 15% beträgt,
müssen Sie hier 14% eintragen. Bei Buchungen im Jahre 1992 wird
dann automatisch mit 14% gerechnet, während bei Buchungen aus
dem Jahr 1993 mit 15% gerechnet wird!
Änderungsdatum:
---------------
Geben Sie hier bitte das Datum der letzten Änderung des ent-
sprechenden Steuersatzes ein.
---------------------------------------------- Stammdaten - Steuersätze 38
Neuer Prozentsatz:
------------------
Mit diesem Prozentsatz wird bei Buchungen ab Änderungsdatum
gerechnet.
Reisekosten:
------------
Wenn Sie einen Reisekostensteuersatz definieren, müssen Sie
diesen Schalter auf "J" stellen. Der Steuerbetrag wird bei Rei-
sekosten anders errechnet.
Berechnung mit Multiplikator:
-----------------------------
Normalerweise errechnet GS-FIBU bei der Steuerberechnung zuerst
den Nettobetrag, indem der Bruttobetrag durch den entsprechenden
Divisor (bei 14% -> 1,14) dividiert wird. Die Differenz zwischen
Brutto- und Nettobetrag ergibt den Steuerbetrag.
Es gibt jedoch noch eine weitere, sehr verbreitete andere Metho-
de, den Steuerbetrag zu errechnen. Und zwar die Berechnung durch
einen Multiplikator. Dieser Mutliplikator ist dann auf den
Bruttobetrag anzuwenden und errechnet sich wie folgt:
Beispiel: 14 % Steuersatz, Bruttobetrag folglich: 114 %
14
Umsatzsteuer = ----- = 0,1228 (Multiplikator)
114
Der Steuerbetrag errechnet sich nun aus Bruttobetrag multipli-
ziert mit dem entsprechenden Multiplikator.
Sollte sich in GS-FIBU bei der automatischen Errechnung der
Umsatzsteuer eine Differenz zu Ihren Rechnungsunterlagen
ergeben, kann es sein, das mit Multiplikator gerechnet wurde.
Stellen Sie diesen Schalter dann auf "J". Die Multiplikatoren
für den alten und den neuen Steuersatz werden dann automatisch
noch o.g. Formel berechnet und eingetragen.
Wie schnell Rundungsdifferenzen durch diese unterschiedliche
Berechnung entstehen können, möchte ich an folgendem Beispiel
erläutern. Der Bruttobetrag einer Rechnung soll 22.800,00 DM
incl. 14% MwSt betragen.
1. Berechnung mit Divisor:
--------------------------
Bruttobetrag 22.800,00
Nettobetrag = ------------ = --------- = 20.000,00
Divisor 1,14
Steuerbetrag = 22.800,00 - 20.000,00 = 2.800,00
========
---------------------------------------------- Stammdaten - Steuersätze 39
2. Berechnung mit Multiplikator:
--------------------------------
Steuerbetrag = Bruttobetrag * Multiplikator
Steuerbetrag = 22.800,00 * 0,1228 = 2.799,84
========
An diesem Beispiel erkennen Sie, daß selbst bei einer relativ
geringen Bruttosumme von 22.800,00 DM schon Differenzen von 0,16
DM auftreten !
Sammelkonto Umsatzsteuer/Vorsteuer:
-----------------------------------
Mit <TAB> können Sie hier die Kontenauswahlliste aufrufen. Aus
dieser Liste wählen Sie dann bitte das zum Steuersatz gehörende
Konto für die Umsatzsteuer bzw. für die Vorsteuer. Diese Sammel-
konten werden zum Beispiel für die Umsatzsteuer-Voranmeldung
abgefragt. Immer wenn Sie eine Buchung mit einem Steuersatz
buchen, wird der errechnete Steuerbetrag auf das hier angegebene
Konto automatisch im Hintergrund gebucht.
Skontokonto Umsatzsteuer/Vorsteuer:
-----------------------------------
Wenn Sie Skonto gewähren oder wenn Ihnen Skonto gewährt wird,
dann muß bei der Sollverteuerung die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
korrigiert werden. Doch dazu an anderer Stelle mehr.
Damit GS-FIBU diese Korrektur automatisch buchen kann, müssen zu
jedem Steuersatz entsprechende Konten definiert werden. Mit
<TAB> können Sie wiederum die Kontenauswahlliste aufrufen und
dort das entsprechende Konto wählen.
HINWEIS: Die Skontokonten werden nur dann einen Sinn ergeben,
wenn der Prozentsatz nicht gleich "0" ist. Bei steuer-
freien Umsätzen ist deshalb keine Angabe notwendig!
------------------------------------------- Stammdaten - Bankleitzahlen 40
9.7 Bankleitzahlen-Verwaltung
Die Bankleitzahlenverwaltung dient dazu, Ihnen die Eingabe von
Bankverbindungen zu erleichtern.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Bankverbindung bearbeiten/ändern
<EINFG> - Neue Bankverbindung anlegen
<ENTF> - Bankverbindung löschen
<LEERTASTE> - markieren bzw. Markierung aufheben
<F2> - Liste sortieren
<BUCHSTABE> - Suche nach Bankbezeichnung
<ZAHL> - Suche nach Bankleitzahl
<ESC> - Ende
------------------------------------------- Stammdaten - Bankleitzahlen 41
9.7.1 Bank neu anlegen
Hiermit nehmen Sie eine neue Bankverbindung in die Liste auf.
Es erscheint eine Eingabemaske auf dem Bildschirm, bei der Sie
bitte beachten müssen, daß beide Angaben, also Bankleitzahl
sowie Bankbezeichnung zwingend vorgeschrieben sind. Fehlt eine
der beiden Angaben, wird die die neue Bankverbindung nicht
zugelassen und automatisch gelöscht!
9.7.2 Bank bearbeiten/ändern
Durch drücken der Taste <RETURN> erscheint eine Maske auf dem
Bildschirm. Sie können nun die angezeigten Daten ändern.
9.7.3 Bank löschen
Über diesen Punkt oder mit der Taste <ENTF> können Sie eine
Bankverbindung löschen.
9.7.4 Markierte löschen
Wenn Sie mehrere Banken gleichzeitig löschen wollen, können
Sie mit der <LEERTASTE> die entsprechenden Banken markieren
und dann diesen Menüpunkt aktivieren. Anschließend werden
alle markierten Banken gelöscht.
9.7.5 Nicht-markierte löschen
Sachverhalt wie oben, mit dem Unterschied, daß alle nicht-mar-
kierten Banken werden gelöscht.
9.7.6 Sortieren
Mit <F2>, oder direkt über das Menü, können Sie die Liste der
Banken umsortieren und anschließend je nach Sortierreihen-
folge entsprechend durch Eingabe eines Buchstabens oder einer
Zahl suchen.
9.7.7 Dienstprogramme
Sie können entweder alle Banken gleichzeitig markieren oder
vorhandene Markierungen löschen oder alle Markierungen umkehr-
en.
---------------------------------------------------------------- Buchen 42
10. BUCHEN
Befassen wir uns nun mit dem Buchungsbereich von GS-FIBU. Sie wer-
den später feststellen, daß es sich dabei um einen sehr mächtigen
Programmteil handelt.
Aktive Tasten:
-------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Buchung ändern
<EINFG> - Neue Buchung anlegen
<ENTF> - Buchung löschen
<F2> - Liste sortieren
<F3> - Suchen
<F4> - Makrobuchungen
<F5> - Buchungskreis / Splitting
<F6> - Forderungen
<F7> - Verbindlichkeiten
<F8> - Buchung wiederholen
<STRG>+<F2> - Bruttobuchung
<STRG>+<F3> - Nettobuchung
<ESC> - Ende
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 43
10.1 Stapel-/Dialogbuchungen
Vorerst möchte ich jedoch den Unterschied zwischen Stapel- und
Dialogbuchungen erläutern.
Stapel- bzw. Dialogbuchungen unterscheiden sich dadurch, daß
Stapelbuchungen gelöscht und auch geändert werden dürfen. Im
Dialog kann eine Buchung lediglich storniert werden. Darüber
hinaus ist der Dialogbereich eine Art "Sammelbecken" sämtlicher
Buchungen aus allen internen sowie externen Stapeln.
Nun werden normalerweise bei anderen Stapelverarbeitungen keine
Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Nicht so bei GS-FIBU.
GS-FIBU prüft Stapelbuchungen genauso wie Dialogbuchungen. Das
hat den entscheidenden Vorteil, daß Fehler auch im Stapel
rechtzeitig erkannt werden. GS-FIBU unterscheidet zwar zwischen
Stapel- und Dialogsaldo, greift jedoch bei der Berechnung des
Saldos auf den gleichen Saldovortrag zu, wie im Dialog. Ein
weiterer Unterschied ist, daß Saldovorträge (Anfangsbestände)
nur im Dialog gebucht werden können.
10.1.1 Kontenauswahlliste
Diese können Sie immer im Feld "KONTO" oder "GKONTO" der
Buchungsmaske aufrufen. Diese Liste zeigt Ihnen alle verfügba-
ren Konten des Kontenrahmens, den Sie zum entsprechenden
Mandanten eingerichtet haben. Also alle Sachkonten, Debitoren
und Kreditoren.
Aktive Tasten:
--------------
<BUCHSTABE> - Suchen nach Kontobezeichnung
<ZAHL> - Suchen nach Konto-Nummer (Klasse)
<RETURN> - Übernahme eines Kontos in die Eingabemaske
<ESC> - Abbruch ohne Übernahme
Besonderheiten:
---------------
Außerhalb der Buchungsmaske erscheint diese Liste als Salden-
Information. Dabei wird dann der jeweils aktuelle Saldo ange-
zeigt. Wenn Sie die Information aus einem Stapel heraus
aufrufen, erscheint der Stapel-Saldo. Rufen Sie diese
Information im Dialogbereich ab, zeigt die Liste den
Dialog-Saldo. Bei dieser Art Kontenauswahl können Sie kein
Konto übernehmen.
Suchen in der Konten-Auswahlliste:
----------------------------------
Wie oben bereits erwähnt, können Sie in dieser Auswahlliste
ein Konto entweder durch direkte Eingabe einer Zahl oder eines
Buchstabens suchen. Je nach Suche stellt sich die
Kontenauswahl automatisch auf den gesuchten Begriff um.
Beachten Sie bitte, das die Suche nach Konto-Nummer nach
Kontenklassen erfolgt.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 44
Beispiel: Sie geben als Suchbegriff die Zahl "8" ein. GS-FIBU
sucht dann nach einem Konto mit der Nummer "8000".
Geben Sie als Suchbegriff eine "1" ein, sucht
GS-FIBU ein Konto mit der Nummer "1000". Geben Sie
als Suchbegriff "84" vor, sucht GS-FIBU ein Konto
mit der Nummer "8400", usw.
10.1.2 Buchung neu anlegen
Sie haben zwei Möglichkeiten eine Buchung neu anzulegen.
Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken
<EINFG> aus der Liste heraus. Anschließend erscheint die
Buchungsmaske.
10.1.3 Buchungsmaske
Grundsätzlich ist bei einer Buchung darauf zu achten, daß
diese vollständig ist. Eine vollständige Buchung beinhaltet
Konto, Betrag, Gegenkonto, Beleg und Datum. Der Buchungstext
ist nicht zwingend, sollte aber zur Verdeutlichung einer
Buchung auf jeden Fall eingegeben werden. Fehlt eine der o.g.
Angaben wird die neu angelegte Buchung gelöscht, wenn Sie mit
<ESC> die Buchungsmaske verlassen wollen. Dies geschieht
automatisch, wenn Sie den Schalter für die Abfrage beim
Löschen einer Buchung in den "Allgemeinen Einstellungen" auf
"N" gesetzt haben. Ansonsten erscheint eine Abfrage.
Außerdem ist trotz aller o.g. Angaben eine Buchung nicht
vollständig, wenn Sie die Buchungsmaske mit <ESC> verlassen
wollen und dabei nicht auf dem Feld "TEXT" stehen. Sie müssen
mit <RETURN> die Buchungsmaske komplett "durchlaufen", da
evtl. Steuerberechnungen erst nach Eingabe des Feldes "CODE"
erfolgen können.
Nun die einzelnen Eingabefelder:
Konto / GKonto:
---------------
Das Feld "KONTO" stellt das Soll-Konto, und das Feld "GKONTO"
das Haben-Konto dar. Mit <TAB> können Sie hier die
Kontenauswahl aufrufen. Sie haben jedoch auch die
Möglichkeit, bevor Sie die Auswahl mit <TAB> aufrufen, eine
gewisse Vorselektion vorzunehmen, oder das Konto ohne Auswahl
direkt zu übernehmen.
Beispiel: 1. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer",
kennen jedoch die Konto-Nummer nicht. Wenn Sie
nun direkt im Feld "KONTO" oder "GKONTO" -> "Erl"
eingeben und anschließend <TAB> drücken, wird die
Kontenauswahl nach der Bezeichnung sortiert
angezeigt, und der Leuchtbalken steht bereits auf
dem Konto, das gefunden wurde. Sie können dann
dieses Konto mit <RETURN> in die Maske
übernehmen.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 45
2. Sie suchen das Konto "Erlöse 14 % Umsatzsteuer",
kennen jedoch die Konto-Nummer nicht, wissen
aber, daß dieses Konto ein Konto der Klasse "8"
ist. Wenn Sie nun direkt im Feld "KONTO" oder
"GKONTO" -> "8" eingeben und anschließend die
<TAB>-Taste drücken, wird die Kontenauswahl nach
der Konto-Nummer sortiert angezeigt, und der
Leuchbalken steht bereits auf dem 1. Konto der
Klasse "8" (z.B "8000"). Sie können dann
wiederum dieses Konto mit <RETURN> in die Maske
übernehmen.
3. Sie kennen die Konto-Nummer des gewünschten
Kontos. Geben Sie dann die Konto-Nummer direkt
im Feld "KONTO" oder "GKONTO" ein. Wenn nach
Bestätigung mit <RETURN> das Konto gefunden
wurde, gelangen Sie ohne Kontenauswahl direkt zum
nächten Eingabefeld.
Nach erfolgter Auswahl erscheint rechts neben dem Eingabefeld
die Konto-Bezeichnung und der Saldo des Kontos. Beachten Sie
bitte noch, daß führende Nullen nicht eingegeben werden
müssen, es sei denn, Sie suchen ein Konto der Klasse "0".
Betrag:
-------
Der Betrag einer Buchung darf nicht 0,00 sein. Negative
Beträge sind jedoch möglich. Normalerweise geht GS-FIBU davon
aus, daß der eingegebene Betrag als Bruttobetrag gilt. Falls
Umsatzsteuer berechnet werden muß, wird diese aus dem
Bruttobetrag herausgerechnet. Mit der Tastenkombination
<STRG>+<F3> können Sie auf Nettobuchen umschalten. Ein evtl.
Steuerbetrag wird dann auf den Nettobetrag gerechnet. Die
aktuelle Einstellung wird am unteren rechten Bildschirmrand
angezeigt und heißt "BRU" für Bruttobuchen und "NET" für
Nettobuchen.
Nachdem Sie das Feld "CODE" während einer Buchungs verlassen
haben, wird automatisch wieder auf Bruttobuchen "BRU"
umgestellt. Sie können aber auch mit <STRG>+<F2> auf
Bruttobuchen umschalten.
Beleg-Nr.
---------
Die Beleg-Nummer wird je nach Einstellung in den Buchungs-
einstellungen automatisch vergeben. Der Vorschlag kann jedoch
manuell geändert werden. Beachten Sie bitte, daß Beleg-Nummern
nicht leer sein dürfen -> Grundsatz: KEINE BUCHUNG OHNE BELEG!
Datum:
------
Als Buchungsdatum wird automatisch das letzte Buchungsdatum
vorgeschlagen. Das von Ihnen angegebene Datum muß sich
innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres befinden. Das
aktuelle Wirtschaftsjahr wird in der Statuszeile laufend
angezeigt.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 46
Code:
-----
Unter Code ist der Steuerschlüssel zu verstehen. Normalerweise
werden die Felder "Code", "M/V" und "St-Betrag" automatisch
gefüllt, wenn Sie als Konto oder Gegenkonto ein Konto gewählt
haben, daß einen Steuerschlüssel beinhaltet. Ist dies nicht
der Fall, können Sie in diesem Feld mit <TAB> die Auswahlliste
der Steuersätze aufrufen und anschließend mit <RETURN> den
gewünschten Steuersatz übernehmen. Nach Eingabe diese Feldes
prüft GS-FIBU, ob der von Ihnen gewählte Steuersatz mit der
Kontenkombination möglich ist. Wenn nicht, werden die Inhalte
der o.g. Felder gelöscht und der Leuchtbalken springt direkt
auf das Buchungstextfeld.
M/V:
----
"M" bedeutet Mehrwertsteuer, "V" bedeutet Vorsteuer. Dieses
Feld erreichen Sie auf "normalem" Buchungswege nicht. Möchten
Sie den vorhanden Eintrag jedoch ändern, erreichen dieses Feld
mit den Pfeiltasten. Dort haben Sie wiederum mit <TAB> eine
Auswahlliste der verfügbaren Steuerarten.
St-Betrag:
----------
Auch dieses Feld wird bei einer Buchung übersprungen, da der
Steuerbetrag automatisch errechnet wird. Nur wenn der von
GS-FIBU errechnete Steuerbetrag nicht mit dem Betrag
übereinstimmt, den Sie verbuchen wollen, sollten Sie dieses
Feld ändern. Sie erreichen dieses Feld mit den <PFEILTASTEN>.
Text:
-----
Geben Sie hier den Buchungstext ein. Mit <TAB> können Sie auch
einen bereits vorhandenen Buchungstext aus der Vorgabe wählen
und mit <RETURN> übernehmen.
Zusatz:
-------
Im Feld "ZUSATZ" wird festgehalten, ob diese Buchung ein
offener Posten ist oder ob es sich um eine Anlagebuchung
handelt, d.h. bei einer Buchung mit Debitoren- oder
Kreditiorenkonten erscheint hier als Eintrag "OP". Handelt es
sich um eine Buchung des Anlagevermögens erscheint hier
"Anlage"!
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 47
10.1.4 Buchung ändern (nur Stapelbereich)
Stellen Sie den Leuchtbalken auf die gewünschte Buchung und
bestätigen Sie Ihre Wahl mit <RETURN>. Sie können dann die
Belegnummer, das Datum und den Text einer Buchung ändern. Dies
ist allerdings nur im Stapelbereich möglich.
10.1.5 Buchung löschen (nur Stapelbereich)
Stellen Sie den Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie löschen
möchten. Drücken Sie dann die Taste <ENTF> oder wählen Sie
diesen Menüpunkt. Nach einer Sicherheitsabfrage (diese können
Sie übrigens in den allgemeinen Einstellungen auch abschalten)
wird die Buchung gelöscht. Die Salden der entsprechenden
Konten werden korrigiert.
10.1.6 Buchung stornieren
Eine Buchung darf im Dialogbereich nicht gelöscht oder
verändert werden. Wenn Sie falsch gebucht haben, bleibt Ihnen
nur Möglichkeit, die falsche Buchung zu stornieren, wobei eine
Stornobuchung nichts anderes ist, als dieselbe Buchung mit
umgekehrtem Betrag.
Um eine Buchung zu stornieren, müssen Sie in GS-FIBU diese
nicht komplett neu eingeben. Stellen Sie einfach den
Leuchtbalken auf die Buchung, die Sie stornieren möchten.
Drücken Sie dann die Taste <ENTF> oder wählen Sie diesen
Menüpunkt. Es erscheint zur Sicherheit die Abfrage, ob Sie die
Buchung wirklich stornieren wollen. Wenn ja, wird die gleiche
Buchung mit umgekehrtem Vorzeichen automatisch in die
Buchungsmaske eingetragen und Sie brauchen die Angaben nur
noch mit <RETURN> zu bestätigen. Bei Stornobuchungen wird im
Beleg "Storno" und im Buchungstext automatisch "Storno zu
Nummer "+ die Buchungsnummer, die storniert werden soll,
vorgeschlagen. Sie können diese Vorgaben jedoch beliebig
ändern.
WICHTIG: 1. Wenn Sie bei einer Buchung den automatisch vorge-
schlagenen Steuersatz gelöscht haben, denken Sie
bitte daran, daß bei der Stornobuchung dieser Vor-
schlag wiederum automatisch vorgenommen wird. Sie
müssen also den Steuersatz erneut von Hand lösch-
en.
2. Erhalten Sie die Meldung, daß automatisch erstell-
te Buchungen in gleicher Weise storniert werden
müssen, so ist damit gemeint, daß die Buchungen,
die automatisch in der OP-Verwaltung erstellt
werden (z.B. Skontobuchung und Berichtigung der
Umsatzsteuer) auch nur auf diese Art wieder
storniert werden können. Suchen Sie also die
Hauptbuchung und stornieren Sie diese. Wenn dann
beim Abschluß der Buchung die OP-Verwaltung wieder
aktiviert wird, so geben Sie bitte dort den
Skontobetrag der Hauptbuchung ein. Damit werden
alle automatischen Buchungen ebenfalls storniert!
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 48
10.1.7 Saldovorträge buchen
Mit einem Saldovortrag bringen Sie GS-FIBU dazu, bei weiteren
Buchungen auf das entsprechende Konto nicht von "0,00"
auszugehen, sondern von dem hier eingetragenen Wert. Die
Buchung von Saldovorträgen wird von GS-FIBU automatisch
vorgenommen und deshalb kaum zu Schwierigkeiten führen.
Wenn Sie diesen Programmteil aktivieren, wird eine Konten-
liste aufgerufen. In dieser Liste sehen Sie die Konto-Nummer,
Konto-Bezeichnung und den Anfangsbestand eines Kontos. Sind
noch keine Buchungen vorhanden, so ist dieser Bestand auf
allen Konten = 0,00.
Aktive Tasten:
--------------
<BUCHSTABE> - Suchen nach Kontobezeichnung
<ZAHL> - Suchen nach Konto-Nummer (Klasse)
<RETURN> - Eingabe eines Saldovortrags
<ENTF> - Löschen eines Saldovortrags
<ALT> - Menüaufruf
<ESC> - Ende
Suchen in der Konten-Auswahlliste:
----------------------------------
Wie oben bereits erwähnt, können Sie in dieser Auswahlliste
ein Konto entweder durch direkte Eingabe einer Zahl oder eines
Buchstabens suchen. Je nach Suche stellt sich die Liste
automatisch auf den gesuchten Begriff um. Beachten Sie bitte,
das die Suche nach Konto-Nummer nach Kontenklassen erfolgt.
Eingabe eines Saldovortrags:
----------------------------
Suchen Sie das Konto, auf dem Sie einen Anfangsbestand
eingeben möchten wie oben beschrieben aus, und drücken dann
die <RETURN>-Taste. Das Bestandsfeld wird rot unterlegt und
Sie können den entsprechenden Betrag eingeben. Nachdem Sie
Ihre Eingabe mit <RETURN> bestätigt haben, wird die Vortrags-
buchung automatisch von GS-FIBU erstellt und in den Dialog-
buchungsbereich übertragen.
Besonderheiten bei Debitoren- und Kreditorenkonten:
---------------------------------------------------
Wählen Sie ein Debitoren- oder Kreditorenkonto und geben dort
einen Saldovortrag ein, so erscheint eine weitere Buchungsmas-
ke, in der Sie den eingegebenen Betrag auf beliebig viele
OP-Buchungen verteilen können. Das ist notwendig, damit Sie
spätere Zahlungsein- oder ausgänge auf diese OP's vortragen
können.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 49
Saldovorträge verteilen:
------------------------
Wenn Sie einen Vortrag auf Kunden- oder Lieferantenkonten ein-
tragen, dann erscheint eine Eingabemaske. In dieser
Eingabemaske wird der Gesamtbetrag als aufzuteilender Vortrag
angezeigt und als Teilbetrag direkt vorgeschlagen. Diesen
Teilbetrag können Sie ändern, wobei der gebuchte Betrag dann
vom aufzuteilenden Betrag subtrahiert und der Restbetrag
erneut vorgeschlagen wird. Diesen Vorgang müssen Sie solange
wiederholen, bis der aufzuteilende Vortrag = 0,00 ist.
Beachten Sie bitte, daß selbst bei negativen Vorträgen der
aufzuteilende Vortrag stets positiv angezeigt wird, jedoch mit
der Anzeige, ob es sich bei dem Betrag für das Konto um einen
Soll- oder Habenvortrag handelt.
Desweiteren müssen Sie das Rechnungsdatum des ursprünglichen
OP angeben, sowie das Fälligkeitsdatum und den Steuersatz der
ursprünglichen Rechnung. Beachten Sie bitte wiederum, daß das
Rechnungsdatum auch aus einem anderen Jahrgang stammen kann.
Die Angabe des Buchungstextes ist nicht zwingend notwendig.
Bei den Eingaben zum Steuersatz und Buchungstext steht Ihnen
mit <TAB> eine Auswahlliste zur Verfügung.
Löschen eines Saldovortrags:
----------------------------
Saldovortragsbuchungen sind keine Buchungen im normalen Sinne
und unterliegen deshalb nicht dem GOB-Grundsatz, daß eine
Buchung in ihrem ursprünglichen Zustand weder verändert noch
gelöscht werden darf.
Wenn Sie also einen Saldovortrag löschen wollen, wählen Sie
das Konto und drücken die <ENTF>-Taste. Damit wird der Betrag
automatisch auf 0,00 gesetzt und die Vortragsbuchung gelöscht.
Sie können einen Saldovortrag auch löschen, in dem Sie mit
<RETURN> das Betragsfeld editieren und dann 0,00 eingeben. Die
erste Methode ist jedoch einfacher.
Buchungsdatum ändern:
---------------------
Da die Saldovortragsbuchungen automatisch von GS-FIBU erstellt
werden, können Sie hier das Buchungsdatum vorgeben, unter dem
diese Buchungen gebucht werden sollen. Vorgeschlagen wird das
aktuelle Tagesdatum.
HINWEIS: Achten Sie bitte stets darauf, daß die eingegebenen
Saldovorträge im Soll mit den Werten im Haben
übereinstimmen. Ansonsten ist Ihre Buchhaltung wenig
aussagekräftig, da die Saldovorträge eine
Eröffnungsbilanz darstellen. Beide Seiten (Soll und
Haben) müssen also gleich sein.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 50
10.1.8 Makrobuchungen
Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die
Funktionstaste <F4>, erscheint eine Liste aller vorhandenen
Makrobuchungen. Suchen Sie die gewünschte Buchung innerhalb
dieser Liste, in dem Sie entweder einen <BUCHSTABEN> oder eine
<ZAHL> eingeben. Mit <RETURN> können Sie die gewünschte
Buchung dann in die Buchungsmaske übernehmen.
Aktive Tasten:
--------------
<RETURN> - Makrobuchung übernehmen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Bezeichnung des Makros
<ZAHL> - Suchen nach Nummer der Buchung
<ESC> - Ende
10.1.9 Buchungskreis/Splitting
Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die
Funktionstaste <F5>, erscheint eine weitere Buchungsmaske. Mit
der Funktion Buchungskreis/Splitting haben Sie eine sehr
komfortable Möglichkeit, mehrere Buchungen für ein Gegenkonto
zu buchen. Dabei wird bei jeder neuen Buchung das gewählte
Konto automatisch als Gegenkonto verwendet. Der Saldo dieses
Kontos wird laufend aktualisiert angezeigt, so daß Sie eine
sofortige Kontrolle über die Richtigkeit einer Buchung haben.
Darüber hinaus erhalten Sie Auskunft über den Gesamtbetrag
aller von Ihnen eingegebenen Buchungen.
Diese Funktion kann jedoch noch einiges mehr:
Durch das Vorzeichen können Sie die Kontenseiten vertauschen,
d.h. wenn Sie einen negativen Betrag eingeben, wird das zuvor
gewählte Gegenkonto (normalerweise HABEN-Stellung) automatisch
als Konto (SOLL-Stellung) gebucht und umgekehrt. Durch diese
Art "Kontentausch" wird in diesem Funktionsbereich jeder Buch-
ungsbereich abgedeckt.
Sind alle gewünschten Buchungen eingegeben, verlassen Sie den
Buchungskreis mit <ESC>. Die Buchungen werden dann in den
gerade bearbeiteten Buchungsbereich (Stapel oder Dialog)
übertragen.
Beispiel -> Konto "1200 Bank":
------------------------------
Sie erhalten einen Bankauszug. Geben Sie dann als Gegenkonto
das Bankkonto an. In der Buchungsmaske wird der Banksaldo
angezeigt. Wenn es sich nun bei einer Position für das
Bankkonto um eine Ausgabe handelt, müssen Sie den Betrag
positiv und dann das entsprechende Konto angeben. Handelt es
sich um eine Einnahme, müssen Sie den Betrag negativ eingeben.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 51
10.1.10 Forderungen / Verbindlichkeiten
Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die
Funktionstaste <F6> oder <F7>, erscheint jeweils eine Liste
aller Forderungen bzw. Verbindlichkeiten. Die weiteren
Bearbeitungsmöglichkeiten werden in der OP-Verwaltung
erläutert.
10.1.11 Buchung wiederholen
Drücken Sie aus der Buchungsmaske oder Liste heraus die
Funktionstaste <F8>, wird die zuletzt gebuchte Buchung wieder-
holt und automatisch in die Buchungsmaske übernommen. Haben
Sie noch keine vollständige Buchung durchgeführt, bleibt die
Buchungsmaske leer. Ebenso, wenn Sie den Buchungsbereich ver-
lassen haben und erneut zum Buchen aufrufen.
10.1.12 Sortieren
Mit <F2> oder über diesen Menüpunkt können Sie die
Buchungsliste umsortieren. Sie haben dabei die Wahl zwischen
"Laufender Nummer" (entspricht einer chronologischen
Reihenfolge) oder "Buchungsdatum".
10.1.13 Suchen
Die Suche ist hier anders gestaltet als in anderen Listen von
GS-FIBU. Wählen Sie über das Menü oder mit <F3> aus, was Sie
suchen wollen. Es erscheint wiederum eine kleine Eingabemaske,
in der Sie bitte den gewünschten Suchbegriff eingeben. Mit
<RETURN> starten Sie dann die Suchroutine.
Wenn dann ein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff gefunden wurde,
können Sie mit <TAB> weitersuchen. Der Suchbegriff bleibt so-
lange bestehen, bis Sie einen neuen definieren.
Beispiel: Sie möchten alle Buchungen des Debitorenkontos
"10000" im Buchungstext ändern. Wenn Sie dann als
Suchbegriff diese Konto-Nummer eingeben und die
Suche mit <RETURN> starten, können Sie den
Buchungstext der zuerst gefundenen Buchung ändern.
Danach drücken Sie wieder die <TAB>-Taste. Der
Leuchtbalken steht nun auf der nächsten gefundenen
Buchung. Ändern Sie nun wieder den Text, usw. Am
Ende der Buchungskliste wird gefragt, ob Sie erneut
vom Dateianfang suchen möchten.
----------------------------------------------- Stapel-/Dialogbuchungen 52
10.1.14 Dienste
Salden-Info:
------------
Mit diesem Punkt rufen Sie die Kontenauswahlliste auf. Sie
können dann auf einen Blick den Saldo eines Kontos außerhalb
der Buchungsmaske abfragen. Hier steht Ihnen wiederum die
Suchroutine wie in allen anderen Listen zur Verfügung.
Konten aktualisieren:
---------------------
Durch die gemeinsame Nutzung des Datenbestands aller Programme
der Serie 2, wird es häufig vorkommen, daß z.B. in GS-Auftrag
2.xx ein neuer Kunde oder Lieferant erfaßt wurde. Damit diese
Kunden oder Lieferanten nun auch in GS-FIBU nicht nur als
Adresse zur Verfügung stehen, sondern auch als Konto, rufen
Sie einfach diesen Programmteil auf. Dabei werden alle Konten
automatisch aktualisiert bzw. neu angelegt. Diesen Punkt
haben Sie auch bei der Erfassung der Kunden bzw. Lieferanten
zur Verfügung. Im Buchungsbreich hingegen, werden Kunden und
Lieferanten gleichzeitig aktualisiert.
---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 53
10.2 Stapel wechseln/buchen
Sie erhalten auf dem Monitor eine Liste aller in GS-FIBU unter
diesem Mandanten erstellten Stapeldateien. Eine Stapeldatei ist
nichts anderes, als eine separate Buchungsdatei für jeden
einzelnen Sachbearbeiter. Darüber hinaus bietet die Stapeldatei
den Vorteil, daß Buchungen geändert und gelöscht werden dürfen,
im Gegensatz zum Dialog.
Beachten Sie bitte, das der jeweilige Sachbearbeiter nur seine
eigene Stapeldatei bearbeiten und auswählen kann. Der Zugriff
auf andere Stapeldateien wird von GS-FIBU verweigert.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Stapeldaten ändern
<EINFG> - Neue Stapeldatei anlegen
<ENTF> - Stapeldatei löschen
<F3> - Suchen
<ESC> - Ende
10.2.1 Stapeldatei neu anlegen
Sie haben zwei Möglichkeiten eine Stapeldatei neu anzulegen.
Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken die
<EINFG>-Taste aus der Liste heraus. Anschließend erscheint ei-
ne Eingabemaske, in der die Nummer des Stapels wie auch Ihre
Sachbearbeiter-Kennung von GS-FIBU automatisch vergeben wird.
Sie können dann diesem Stapel noch eine Bemerkung zuordnen.
10.2.2 Stapeldaten ändern
Sie können die Bemerkung zu einem Stapel jederzeit ändern.
10.2.3 Stapel löschen
Das Löschen einer Stapeldatei ist jederzeit möglich!
10.2.4 Stapel verbuchen
Wenn Sie einen Stapel verbuchen, d.h. in den Dialog übertragen
wollen, sind eine Reihe von internen Prüfungen notwendig. Da
an dieser Stelle ja auch externe Stapeldateien verarbeitet
werden können, muß zuerst einmal geprüft werden, ob die im
Stapel enthaltenen Buchungen auch im richtigen Dateiformat von
GS-FIBU vorliegen.
Nach dieser Prüfung erfolgt eine weitere Abfrage. Dabei werden
die Felder auf vorhandene Einträge geprüft, denn die einzelnen
Buchungen müssen inhaltlich in Ordnung sein.
---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 54
Sollten dabei Fehler auftreten, wird die entsprechende Buchung
in eine Fehlerprotokolldatei übertragen. Diese Datei beinhal-
tet auch die Fehlermeldungen. Sie können später diese Fehl-
erdatei in GS-FIBU bearbeiten und den geändertern Stapel
sofort erneut verbuchen.
Hinweis:
Wenn Sie einen externen Stapel verbuchen, wird dieser nach
erfolgreicher Buchung automatisch gelöscht. Sind dabei Fehler
aufgetreten, so werden nur die übertragenen Buchungen
gelöscht.
10.2.5 Fehlerdatei ansehen/bearbeiten
Diese Liste zeigt Ihnen alle fehlerhaften Buchungen eines Sta-
pels, sowie die entsprechenden Fehlermeldungen.
Mit <RETURN> oder mit der <ALT>-Taste über das Menü, erscheint
eine Eingabemaske. Dort können Sie alle notwendigen Änderungen
an der Buchung vornehmen. Haben Sie alle Buchungen geändert,
verlassen Sie die Fehlerprotokoll-Datei mit <ESC>. Es wird nun
gefragt, ob Sie die geänderten Buchungen zur erneuten Ver-
buchung in den Stapel übernehmen möchten.
Anschließend verbuchen Sie bitte den Stapel nochmals. Kommt es
dabei wiederum zu Fehlern, wiederholen Sie bitte diese Proze-
dur. Hinweis: Ein externer Buchungsstapel wird nur dann
automatisch gelöscht, wenn alle Buchungen in den Dialog
übertragen werden konnten.
---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 55
10.2.6 Konten aktualisieren
Wenn in anderen GS-Programmen neue Kunden erfasst wurden, sind
diese zwar in GS-FIBU als Adresse vorhanden, nicht jedoch als
Debitoren-Konto. Dieser Menüpunkt ermöglicht eine automatische
Aktualisierung aller vorhandenen Kunden-Konten. Dabei wird
die in der Eingabemaske festgelegte Konto-Bezeichnung und die
Kunden-Nummer in den Kontenrahmen übertragen.
Übrigens steht dieser Menüpunkt auch bei der Buchungsarbeit
zur Verfügung.
10.2.7 Suchen
Die Suche ist hier anders gestaltet, als in anderen Listen von
GS-FIBU. Wählen Sie über das Menü oder mit <F3> aus, was Sie
suchen wollen. Es erscheint wiederum eine kleine Eingabemaske,
in der Sie bitte den gewünschten Suchbegriff eingeben. Mit
<RETURN> starten Sie dann die Suchroutine.
Wenn dann ein Datensatz mit Ihrem Suchbegriff gefunden wurde,
können Sie mit <TAB> weitersuchen. Der Suchbegriff bleibt so-
lange bestehen, bis Sie einen neuen definieren.
Beispiel: Sie möchten alle Bemerkungen der Stapel ändern. Wenn
Sie dann als Suchbegriff Ihre Sachbearbeiter-Kennung
eingeben und die Suche mit <RETURN> starten, können
Sie die Bemerkung des zuerst gefundenen Stapels än-
dern. Danach drücken Sie wieder die <TAB>-Taste. Der
Leuchtbalken steht nun auf dem nächsten gefundenen
Stapel. Ändern Sie nun wieder die Bemerkung, usw.
10.2.8 Stapel importieren
Sie können in GS-FIBU beliebig viele externe Stapel importie-
ren. Wir haben somit eine Schnittstelle geschaffen, mit der
Sie Buchungen aus anderen Programmen hier einlesen und dann
verarbeiten können. Schauen Sie sich dazu bitte auch die
Schnittellenbeschreibung im Anhang dieser Dokumentation an.
Einzige Bedingung an die externe Stapeldatei ist, daß diese
die Dateiendung ".sta" haben muß. Sie können die Datei also
beliebig benennen, aber mit dieser Einschränkung. Die
Schnittstellendatei zu GS-Auftrag heißt z.B. "AUF2_FIB.STA".
Importieren aus GS-Auftrag 2.xx:
--------------------------------
Wenn Sie unsere Auftragsbearbeitung GS-Auftrag 2.xx besitzen
und diese Daten hier vebuchen möchten, können Sie hier die
Datei aus GS-Auftrag "AUF2_FIB.STA" einlesen. Die Pfadangabe
entfällt, da GS-FIBU selbstätig weiß, wo sich GS-Auftrag 2.xx
befindet.
---------------------------------------- Buchen - Stapel wechsel/buchen 56
Andere Dateien importieren:
---------------------------
Hier müssen Sie den Pfad selbst definieren. Beachten Sie
bitte, daß Sie den Pfad komplett eingeben müssen, also mit
Laufwerk und Pfadangabe, jeweils getrennt durch Backslash "\".
Am Ende der Pfadangabe muß ebenfalls ein "\" stehen.
Wenn Sie dann mit <RETURN> den Pfad bestätigen, liest GS-FIBU
alle Dateien mit der Endung ".sta" aus dem angegebenen
Verzeichnis in eine Datei ein. Aus einer Liste der gefundenen
externen Stapel können Sie dann die gewünschte Datei
auswählen. Anschließend werden Sie, wie bei der Neuanlage
eines Stapel, aufgefordert, eine Bemerkung einzugeben.
HINWEIS !!!
-----------
Wenn Ihr externer Buchungsstapel Buchungen aus verschiedenen
Jahrgängen gleichzeitig beinhaltet, so erhalten Sie von
GS-FIBU die Nachricht, daß nicht alle Buchungen eingelesen
werden konnten. Wählen Sie dann den entsprechenden anderen
Jahrgang, um dort die restlichen Buchungen dieses externen
Stapels einzulesen!
Beispiel:
---------
Ihr gewähltes Wirtschaftsjahr liegt im Zeitraum vom 01.01.93 -
31.12.93. Der einzulesende Stapel beinhaltet jedoch Buchungen
aus 1992 und 1993. Dann werden automatisch alle Buchungen aus
dem Jahr 1993 eingelesen und die restlichen Buchungen verblei-
ben in der externen Stapeldatei solange, bis Sie irgendwann
das Buchungsjahr 1992 wählen und dort diese Buchungen
importieren.
10.2.9 Stapel wählen
Wenn Sie eine andere Stapeldatei bearbeiten möchten, stellen
Sie bitte den Leuchtbalken auf die gewünschte Datei. Nach
Aufruf dieses Menüpunktes, erscheint eine Abfrage, ob Sie die
Stapeldatei zur Bearbeitung übernehmen wollen.
Haben Sie den zuletzt von Ihnen bearbeiteten Stapel gelöscht,
erhalten Sie die Meldung, daß der zuvor gewählte Stapel nicht
mehr vorhanden ist. Aktivieren Sie dann bitte diesen Menüpunkt
um eine andere Stapeldatei zur Bearbeitung zu übernehmen.
----------------------------------------------- Buchen - Makrobuchungen 57
10.3 Makrobuchungen
Die Makrobuchungen in GS-FIBU sind eine sehr gute Arbeitser-
leichterung bei der Buchungsarbeit. Sie können hier häufig
vorkommende Buchungen festlegen, die Sie im Buchungsbereich
einfach über eine Funktionstaste abrufen können.
Es gibt Makrobuchungen mit oder ohne Betragsvorgabe. Die Miete
eines Büros beispielsweise, läßt sich betragsmäßig eindeutig
festlegen, zumindest über einen längeren Zeitraum, während
Tank-Quittungen betragsmäßig jedesmal unterschiedlich sind.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Makrobuchung bearbeiten/ändern
<EINFG> - Neuen Makrobuchung anlegen
<ENTF> - Makrobuchung löschen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Bezeichnung des Makros
<ZAHL> - Suchen nach Nummer der Buchung
<F2> - Sortieren der Liste
<ESC> - Ende
----------------------------------------------- Buchen - Makrobuchungen 58
10.3.1 Makrobuchung neu anlegen
Sie haben zwei Möglichkeiten eine Makrobuchung neu anzulegen.
Entweder direkt über diesen Menüpunkt, oder Sie drücken
<EINFG> aus der Liste heraus. Anschließend erscheint wieder
die Eingabemaske. Hier werden bis auf die Felder "KONTO" und
"GKONTO" keine Prüfungen vorgenommen, ob diese Buchungen
möglich sind. Das geschieht, wenn Sie eine Makrobuchung in die
Buchungmaske übernehmen.
10.3.2 Makrobuchung ansehen/ändern
Mit <RETURN> erscheint eine Eingabemaske, in der Sie die Daten
einer Makrobuchung ändern können.
10.3.3 Makrobuchung löschen
Sie können jede Makrobuchung zu jeder Zeit löschen. Dazu
benutzen Sie diesen Menüpunkt, oder drücken aus der Liste
heraus die <ENTF>-Taste.
10.3.4 Nummer-Index erneuern
Die laufende Nummer für die Makrobuchungen werden in GS-FIBU
automatisch vergeben. Wenn Sie viele Makrobuchungen gelöscht
haben, kann es vorkommen, daß die Reihenfolge der Buchungen
Lücken aufweist. Durch diesen Programmpunkt werden die
Nummern neu vergeben und sortiert. Das ist vor allem deshalb
wichtig, weil Sie bei der Buchungsarbeit die Makrobuchungen
auch über diese Nummer eindeutig suchen können.
10.3.5 Sortieren
Mit <F2> können Sie die Makroliste umsortieren. Sie haben hier
die Möglichkeit die Liste nach Buchungsnummer oder Text
umzustellen. Die jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen
Sie daran, welches Feld als erstes Feld in der Liste angezeigt
wird.
------------------------------------------------ Buchen - Einstellungen 59
10.4 Buchungseinstellungen
In dieser Einstellung legen Sie fest, wie die Beleg-Nummer bei
der automatischen Vergabe aussehen, und, ob überhaupt eine
Belegnummer automatisch vergeben werden soll.
Die Belegnummer ist in GS-FIBU insgesamt 10-stellig. Sie haben
nun verschiedene Einstellmöglichkeiten. Sie können wählen, ob
ein Beleg mit führenden Nullen (J) gefüllt werden, oder ob die
Jahreszahl zweistellig (J) mitangegeben werden soll, usw.
Darüber hinaus können Sie für jeden Nummernkreis eine eigene
Startnummer vergeben. Wenn Sie also im laufenden Wirtschaftsjahr
auf GS-FIBU umsteigen, können Sie hier die nächste zu vergebende
Nummer eintragen. Die Belege werden dann von dieser Nummer aus
hochgezählt. Möchten Sie lediglich eine fortlaufende Belegnummer
ohne Kürzel und ohne Trennung nach Buchungskreisen, also z.B.
"1", "2", "3", usw., müssen Sie den Schalter für die Trennung
auf "N" stellen.
Kürzel:
-------
Diese Kürzel sind jederzeit änderbar. Sie erlauben eine genaue
Aufteilung Ihrer Buchungen in Buchungsbereiche. Die hier ge-
zeigten Beispiele sind die Vorgaben in GS-FIBU.
Eingangsrechnungen = Rechnungen, die Sie begleichen müssen (ER),
oder sonstige Kosten
(z.B. ER00001/92)
Ausgangsrechnungen = Rechnungen, die Sie an Kunden schreiben
(AR), oder sonstige Erlöse
(z.B. AR00001/92)
Zahlungseingänge = Zahlungen von Kunden (ZE)
(z.B. ZE00001/92)
Zahlungsausgänge = Zahlungen an Lieferanten (ZA)
(z.B. ZA00001/92)
Geldtransit = Buchungen zwischen Finanzkonten (GT)
(z.B. GT00001/92)
Sonstige = alle anderen Buchungen, die nicht zu den zu-
vor genannten Bereich gehören (SO)
(z.B. SO00001/92)
---------------------------------------- Buchen - Salden-Reorganisation 60
10.5 Salden-Reorganisation
10.5.1 Was ist die eine Salden-Reorganisation ?
Der Salden-Reorganisationslauf ist einer der wichtigsten Ab-
läufe in GS-FIBU. Das Programm ermittelt aufgrund der tatsäch-
lich in allen Buchungsdateien vorhandenen Buchungssätze die
Kontensalden neu und vergleicht diese mit den Werten in der
Kontenrahmen-Saldendatei. Ergeben sich Abweichungen, werden
die Salden im Konterahmen auf die ermittelten Werte aus der
Buchungsdatei automatisch angepaßt.
Hinweis: Bei großen Buchungsdateien wird dieses Modul sehr
viel Zeit in Anspruch nehmen! Sie sollten deshalb
das Programm nur dann starten, wenn Sie Ihre Arbeit
mit GS-FIBU ohnehin beenden wollen!!
10.5.2 Ablauf
Nach Aufruf dieses Moduls aus dem Menü heraus wird zuerst ge-
prüft, ob alle Stapeldateien verbucht sind. Ist das der Fall,
können Sie festlegen, ob Sie die Ergebnisse am Bildschirm
verfolgen wollen (Bildschirmpause nach jedem Konto), oder
nicht! Anschließend wird ein Fenster am Bildschirm aufgebaut,
in dem alle Bewegungen der Salden-Reorganisation aufgezeigt
werden.
Zunächst wird die Buchungsdateien auf eventuelle Fehler
geprüft. Buchungssatzfehler können z. B. durch Programmab-
stürze o. ä. verursacht werden. Das hat zur Folge, daß die
Buchung nicht korrekt von GS-FIBU verarbeitet werden kann.
Diese Buchungssätze werden aus der Buchungsdatei gelöscht.
Darüber hinaus kann ein Programmabsturz während einer Buchung
beispielsweise dazu führen, daß das zuerst angegebene Konto
bebucht ist, nicht jedoch das Gegenkonto. Bereits jetzt
stimmt die komplette Buchführung nicht mehr.
Normalerweise bleibt Ihnen in diesem Fall nichts anderes
übrig, als die Datensicherung vom Vortag einzuspielen. Dies
bringt jedoch automatisch den Nachteil mit sich, daß alle
Arbeiten dieses Tages "umsonst" waren. GS-FIBU nimmt Ihnen
mit der Salden-Reorganisation diese Arbeit ab und "rettet"
darüber hinaus auch die Buchungsarbeiten des aktuellen Tages.
Am Bildschirm können Sie nun verfolgen, welches Ergebnis aus
der Saldenprüfung entsteht. Dabei werden pro Konto die Monats-
salden ermittelt und unter "GEBUCHT" angezeigt, während die
Salden der Kontenrahmendatei unter "DATEI" dargestellt werden.
Das Ergebnis ist der Status. Ist der Status gleich, er-
scheint ein kleines Häckchen (√). Ist der Status ungleich,
wird dies durch das Zeichen (╪) dargestellt. Bei unterschied-
lichen Ergebnissen, wird der Betrag unter "GEBUCHT" in den
Kontenrahmen übertragen. Damit ist gewährleistet, daß Buch-
ungsdatei und Kontenrahmen 100%ig übereinstimmen!!
-------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 61
10.6 Mandant wechseln <F2>
Mit <F2> können Sie jederzeit aus dem Hauptmenü heraus, den
Mandanten wechseln. Haben Sie lediglich einen Mandanten in
GS-FIBU definiert, so erscheint die Meldung, daß der einzige
Mandant bereits gewählt ist. Eine Auswahl wird darum nicht
benötigt. Sind jedoch mehrere Mandanten vorhanden erscheint eine
Auswahlliste.
Aktive Tasten:
--------------
<RETURN> - Mandant zur Bearbeitung übernehmen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Suchbegriff
<ZAHL> - Suchen nach Mandanten-Nr.
<ESC> - Abbruch ohne Wechsel
Mandant wählen:
---------------
Wählen Sie den Mandanten, den Sie bearbeiten wollen. Es
erscheint dann eine Abfrage, ob Sie den aktuellen Mandanten zur
Bearbeitung übernehmen wollen.
1. Wirtschaftsjahr:
-------------------
Wählen Sie einen Mandanten, von dem bisher lediglich die Adresse
vorhanden ist, also noch nicht voll für GS-Fibu eingerichtet,
wird gefragt, ob Sie diese Einrichtung vornehmen wollen. Wenn
ja, werden Sie zuerst aufgefordert, einen Kontenrahmen
auszuwählen. Anschließend können Sie am Bildschirm verfolgen,
wie alle benötigten Dateien angelegt und die Index-Dateien
aufgebaut werden. Ist alles in Ordnung, erscheint ein Fenster
mit dem Vorschlag für das 1. Wirtschaftsjahr.
Dieser Vorschlag besteht aus dem ersten und dem letzten Tag des
aktuellen Jahres. Sie können nun Änderungen an diesem
Wirtschaftsjahr vornehmen, in dem Sie einfach das "Datum von"
und "Datum bis" ändern. Durch diese Möglichkeit sind in GS-FIBU
alle abweichenden Wirtschaftsjahre oder auch Rumpfjahre möglich.
Aufgrund des hier definierten Zeitraums für ein Wirtschaftsjahr
werden später beim Jahresabschluss alle weiteren Jahrgänge auto-
matisch vorgeschlagen.
10.7 Buchungsjahr wechseln <F3>
Haben Sie bisher lediglich einen Jahrgang beim aktuellen
Mandanten bearbeitet, so erscheint die Meldung, daß der einzige
Jahrgang bereits gewählt ist. Eine Auswahl wird darum nicht
benötigt. Sind jedoch mehrere Jahrgänge vorhanden erscheint eine
Auswahlliste.
Aktive Tasten:
--------------
<RETURN> - Jahrgang zur Bearbeitung übernehmen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Wirtschaftsjahr
<ESC> - Abbruch ohne Wechsel
-------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 62
Jahrgang wählen:
---------------
Stellen die den Leuchtbalken auf den Jahrgang, den Sie
bearbeiten wollen. Mit <RETURN> übernehmen Sie den Jahrgang. Zur
Sicherheit, welchen Jahrgang Sie gerade bearbeiten, werden die
Eckdaten des Wirtschaftsjahres in der Statuszeile angezeigt.
Bemerkung zum Jahrgang:
-----------------------
In der Liste erscheint zu jedem Jahrgang eine Bemerkung. Diese
Bemerkung beinhaltet den Status eines Buchungsjahres. Es gibt
drei verschiedene Möglichkeiten.
1. Nicht abgeschlossen:
-----------------------
Der Jahrgang wurde noch nicht abgeschlossen. Es ist noch jede
Art der Bearbeitung möglich.
2. Vorläufig abgeschlossen:
---------------------------
Ein Jahrgang ist bereits vorläufig abgeschlossen, d.h.
aufgrund der gebuchten Datensätze im Dialogbereich aus diesem
Jahr, wurde bereits ein neues Jahr angelegt und die Salden der
Konten automatisch ins neue Jahr vorgetragen. Jedoch sind
auch hier noch alle Arten der Bearbeitung möglich.
3. Endgültig abgeschlossen:
---------------------------
Bei einem Jahrgang mit dieser Bemerkung können Sie nur noch
Auswerten, d.h. Buchungen und sonstige Veränderungen, wie z.B.
Makrobuchungen neu anlegen o.ä., sind nicht mehr zulässig.
10.8 Buchungsjahr löschen <F4>
Sie können zu jeder beliebigen Zeit ein einzelnes Buchungsjahr
löschen. Voraussetzung ist allerdings, daß es sich nicht um den
ersten angelegten Jahrgang handelt. Dieser kann hier nicht
gelöscht werden. Wenn Sie diesen Jahrgang aber trotzdem löschen
wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten.
1. Sie löschen den Mandanten. Das hat den Nachteil, daß sämt-
liche Einstellungen wie auch alle Änderungen am Kontenrahmen
verloren gehen.
2. Möchten Sie lediglich die Buchungen und Bestände dieses
Jahres löschen, so steht Ihnen dazu unter "DIENSTE ->
Fibu-Buchungen löschen" ein gesonderter Programmteil zur
Verfügung. Dabei bleiben alle Einstellungen und Änderungen
erhalten.
Aktive Tasten:
--------------
<RETURN> - Jahrgang löschen
<BUCHSTABE> - Suchen nach Wirtschaftsjahr
<ESC> - Abbruch ohne Löschen
-------------------------------------- Buchen - Mandant/Jahr bearbeiten 63
Jahrgang löschen:
-----------------
Um eines Jahrgang zu löschen, stellen die den Leuchtbalken auf
den Jahrgang, den Sie löschen wollen. Mit <RETURN> starten Sie
dann den Löschvorgang.
---------------------------------------------- Buchen - Jahresabschluss 64
10.9 Vorläufiger Jahresabschluss
Der vorläufige Jahresabschluss ist eine der Stärken von GS-FIBU!
Sie erhalten damit die Möglichkeit, ein bestimmtes Jahr beliebig
oft abzuschließen, d.h. Sie können solange in allen vorhandenen
Jahrgängen nachbuchen, bis ein Abschluß wirklich endgültig ist.
Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschließen, werden Sie
aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-Fibu
schlägt jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten
vor. Mit <RETURN> können Sie die Daten übernehmen und dann den
Abschluß starten, oder Sie ändern die Daten, falls nötig.
Anschließend wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt.
Zum eigentliche Jahresabschluß schauen Sie sich bitte die
Erläuterungen unter "Endgültiger Jahresabschluss" an.
10.10 Endgültiger Jahresabschluss
Wenn Sie ein Jahr zum ersten Mal abschließen, werden Sie
aufgefordert, die Daten des neuen Jahrgangs einzugeben. GS-FIBU
schlägt jedoch aufgrund des alten Wirtschaftsjahres diese Daten
vor. Mit <RETURN> können Sie die Daten übernehmen und dann den
Abschluß starten, oder Sie ändern die Daten, falls nötig.
Anschließend wird ein neues Jahrgangsverzeichnis angelegt.
Der eigentliche Jahresabschluss läuft nun vollkommen automatisch
ab. Am Bildschirm können Sie verfolgen, was passiert.
∙ Zuerst wird der komplette Kontenrahmen übernommen, bzw. es
wird geprüft, ob sich gegenüber einem bereits vorherigen
Abschluss am Kontenrahmen noch etwas verändert hat.
∙ Bei Aktivkonten, Passivkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten
wird nun aufgrund des vorhandenen Saldos im alten Jahr,
automatisch ein Saldovortrag im neuen Jahr gebucht. Ist auf
diesem Konto bereits durch einen früheren Abschluß ein Vortrag
vorhanden, wird der bestehende Saldovortrag entsprechend
geändert. Bei Erlös- und Kostenkonten wird der Vortrag im
neuen Jahr auf "0" gesetzt.
∙ Nachdem GS-FIBU festgestellt hat, welche Vorträge neu
erstellt, geändert oder gelöscht werden müssen, werden die
Salden des neuen Jahres auf allen Konten aktualisiert.
∙ Außerdem werden beim Jahresabschluß Ihre Einstellungen aus dem
alten Jahr übernommen. Natürlich nur solgange, wie Sie im
neuen Jahr noch keine eigenen Einstellungen definiert haben.
∙ Die Beleg-Startnummern werden auf "0" gesetzt.
---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 65
11. OFFENE-POSTEN-VERWALTUNG
11.1 Enstehung einer Forderung/Verbindlichkeit
Nachdem Sie eine neue Forderung oder Verbindlichkeit gebucht
haben, wird die OP-Verwaltung aufgerufen. Dazu erscheint eine
Eingabemaske auf dem Bildschirm. In der Überschrift wird Ihnen
dort das im Buchungssatz angesprochene Debitoren- oder
Kreditorenkonto zur Information erneut angezeigt. Anhand dieses
Programmteils legen Sie fest, ob ein neuer offener Posten
angelegt, oder ein bestehender offener Posten erhöht werden
soll.
Beachten Sie bitte, daß Sie Vergabe der OP-Nummer zwingend ist.
Fehlt diese Nummer und Sie verlassen den OP-Bereich mit <ESC>,
wird auch die zuvor eingegebene Buchung gelöscht. Ist die
Op-Nummer jedoch vergeben, verlassen Sie ebenfalls die
OP-Verwaltung mit <ESC>. Die Betragsfelder in der Maske haben
nur informativen Charakter. Diese können nicht editiert werden.
Aktive Tasten
-------------
<ALT> - Menüaufruf
<TAB> - Liste aller offenen Posten
<ESC> - Ende der Bearbeitung
11.1.1 OP-Nummer
Diese 10-stellige OP-Nummer wird in GS-FIBU automatisch
vergeben. Mit <TAB> gelangen Sie in die OP-Liste des jeweils
angezeigten Debitoren- bzw. Kreditoren. Diese Liste zeigt
sämtliche Vorgänge eines Kunden bzw. Lieferanten.
Möchten Sie einen bestehenden OP erhöhen, wählen Sie bitte aus
dieser Liste einen vorhandenen offenen Posten und übernehmen
diesen dann mit <RETURN>. Zum noch offenen Betrag des alten
OP's wird dann der neue Betrag addiert, so daß dieser offene
Posten insgesamt einen höheren Wert erhält.
Soll dagegen der offene Posten neu angelegt werden, wählen Sie
bitte den Menüpunkt "Neu-OP wählen". Anschließend wird eine
neue OP-Nummer in das Feld eingetragen und Sie können mit
<ESC> die OP-Verwaltung verlassen.
---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 66
11.1.2 Fällig am
Aufgrund der eingegeben Zahlungsbedingungen für den Kunden
oder Lieferanten, wird hier das Fälligkeitsdatum angezeigt.
Diese Datum ist gleich dem angegebenen Buchungsdatum, wenn
keine Einträge in den Zahlungskonditionen vorhanden sind.
Wollen Sie die Fälligkeit verändern, müssen Sie hier eine
neues Datum eintragen.
11.2 Zahlungseingänge/Zahlungsausgänge
Nachdem Sie einen Zahlungseingang oder -ausgang gebucht haben,
erscheint die OP-Eingabemaske. In der Überschrift wird Ihnen
nun wiederum das im Buchungssatz angesprochene Debitoren- oder
Kreditorenkonto zur Information angezeigt. Ansonsten haben Sie
nun einige weitere Möglichkeiten.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<TAB> - Liste aller offenen Posten
<ESC> - Ende der Bearbeitung
11.2.1 OP-Nummer
Mit <TAB> gelangen Sie in die OP-Liste des jeweils angezeigten
Debitoren- bzw. Kreditoren. Diese Liste zeigt sämtliche
offene Posten des Kunden bzw. Lieferanten. Wählen Sie bitte
aus dieser Liste die OP-Nummer aus, zu dem der Zahlungseingang
bzw. -ausgang gehört.
Handelt es sich bei der Zahlung um eine Anzahlung, so wählen
Sie bitte eine neue OP-Nummer und tragen später den
Rechnungsbetrag auf diese OP-Nummer vor.
11.2.2 Zahlung vom
Hier können Sie das Datum des Zahlungseingangs bzw. -ausgang
aus der Buchungs nochmals ändern.
11.2.3 Zahlung
Dieses Feld beinhaltet den Betrag der eigentlichen Buchung.
Sie gelangen auf dieses Eingabefeld, nachdem die OP-Nummer
vergeben wurde.
Diesen Betrag können Sie jedoch ändern, d.h. wenn z.B. ein
Kunde mehrere Rechnungen auf einmal begleicht, haben Sie nur
einen Zahlungseingang, müssen aber mehrere offene Posten damit
ausgleichen. Dazu tragen Sie hier bitte den Betrag ein, der
zur gewählten OP-Nummer gehört. Ist der unten angezeigte
Restbetrag noch größer als 0,00, erscheint automatisch eine
neue leere Eingabemaske, in der Sie wiederum eine OP-Nummer
wählen müssen, usw. Dieser Vorgang wiederholt sich solange,
bis der Restbetrag 0,00 ist.
---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 67
Ist der Restbetrag größer als 0, können Sie mit <ESC> die
weitere Bearbeitung abbrechen.
11.2.4 Skonto-Prozent/Skonto-Betrag
Wenn Sie in den Zahlungskonditionen Daten für den Skontoabzug
eingetragen haben, werden diese Felder automatisch aufgrund
der vorhandenen Werte gefüllt.
Dabei wird zuerst von GS-FIBU die Anzahl der Tage zwischen
Rechnung und Zahlung ermittelt. Ist in diesem Zeitraum noch
Skontoabzug möglich, werden die vordefinierten Werte eingetra-
gen. Falls nicht, bleiben diese Felder leer. GS-FIBU bietet
somit an dieser Stelle ein wertvolles Kontrollinstrument. Sie
können entweder am errechneten Skontobetrag feststellen, ob
die gewährten Prozente eingehalten wurden, wie auch umgekehrt.
11.2.5 Steuer-Code
Im Feld "Steuer-Code" legen Sie beim Skontoabzug fest, welcher
Steuersatz der eigentlichen Rechnung zugrunde lag. Diese
Angabe ist notwendig, damit GS-FIBU bei einem Skontoabzug
automatisch den Steuerbetrag korrigieren kann.
Sind alle Angaben eingetragen, erstellt GS-FIBU automatisch
alle notwendigen Buchungen. Das können bis zu 3 Buchungssätze
sein.
11.3 Gesamtübersicht-Kunden/Lieferanten
Im Stapel- oder auch Dialogbuchungsbereich erhalten Sie über die
Funktionstasten <F6> bzw. <F7> eine Gesamtliste aller Kunden
bzw. Lieferanten mit sämtlichen Gesamtwerten. Dabei werden die
Beträge aller einzelnen Buchungsvorgänge kumuliert angezeigt.
Diese Liste stellt somit eine Art Vorauswahl für die weitere
Bearbeitung, wie auch einen schnelles Kontrollinstrument dar.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Kunden bearbeiten
<BUCHSTABE> - Suchen nach Konto-Bezeichnung
<ZAHL> - Suchen nach Konto-Nummer
<F2> - Sortieren der Liste
<ESC> - Ende
---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 68
11.3.1 Rechnungen bearbeiten
Stellen Sie den Leuchtbalken auf den Kunden/Lieferanten,
dessen Einzelrechnungen Sie sehen möchten. Mit <RETURN>
erscheint dann eine Liste aller einzelnen Vorgänge zu einem
Kunden/Lieferanten. Sie haben die Möglichkeit, aus dieser
Liste heraus, Zahlungsein- bzw. ausgänge direkt zu buchen.
Bitte lesen Sie dazu weiter unten auch den Text "Kunden-OP's"
bzw. "Lieferanten-OP's".
11.3.2 Sortieren
Mit <F2> können Sie diese Liste umsortieren. Dazu gibt es
zwei Möglichkeiten. Konto-Nummer oder Konto-Bezeichnung. Die
jeweils aktuelle Sortierreihenfolge erkennen Sie daran,
welches Feld als erstes in der Liste angezeigt wird.
11.4 Kunden-/Lieferanten-OP's
Wenn Sie aus dem Buchungsbereich heraus <F6> oder <F7> drücken,
erscheint die Gesamtliste aller Kunden bzw. Lieferanten. Wenn
Sie dann den Menüpunkt "Rechnungen bearbeiten" wählen, erscheint
eine Liste aller OP-Vorgänge zu einem Kunden/Lieferanten. Diese
Liste hat zwei Funktionen. Eine Auswahl- und Bearbeitungsfunk-
tion.
Rufen Sie diese Liste aus der OP-Verwaltung auf, können Sie hier
lediglich einen offenen Posten in die OP-Eingabemaske überneh-
men.
Rufen Sie diese Liste jedoch aus der Kunden- oder Lieferanten-
OP-Gesamtliste auf, so können Sie Zahlungsein- bzw. ausgänge
direkt aus diesem Bereich buchen. Dazu wählen Sie bitte den
entsprechenden OP und bestätigen Ihre Wahl mit <RETURN>. Es
erscheint dann ein Buchungsfenster, in dem Sie alle notwendigen
Eingaben zum Zahlungsausgang vornehmen können.
11.5 Zahlungen
Aus der Liste der einzelnen OP-Vorgänge eines Kunden/Lieferanten
können Sie mit <RETURN> eine einzelne Rechnung bearbeiten. Dann
erscheint eine neue Buchungsmaske, die prinzipiell identisch zur
"normalen" Buchungsmaske ist.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Zahlung ändern
<EINFG> - Zahlung neu anlegen
<ENTF> - Zahlung löschen
<ESC> - Ende der Bearbeitung
---------------------------------------------- Offene-Posten-Verwaltung 69
11.5.1 Zahlungen neu eingeben
Über diesen Menüpunkt oder durch Drücken der Taste <EINFG>
direkt aus der Liste, kann eine weitere Zahlung zum offenen
Posten vorgenommen werden.
11.5.2 Zahlungen ansehen/ändern
Mit <RETURN> können Sie das Datum, den Beleg und den
Buchungstext eine vorhandenen Zahlung ändern.
11.5.3 Zahlungen löschen
Drücken Sie aus der Liste direkt die Taste <ENTF> oder wählen
Sie diesen Menüpunkt, kann ein vorhandener Zahlungseingang
gelöscht werden.
Die Bearbeitung der einzelnen Eingabefelder ist 100% identisch
zum Buchungsbereich.
---------------------------------------------------------- Auswertungen 70
12. AUSWERTUNGEN
Die Auswertungen in GS-FIBU werden aufgrund der mitgelieferten
Formulare unter "Einstellungen-Formulare/Auswertungen" definiert.
Dort haben Sie auch die Möglichkeit, eigene Auswertungen zu
erstellen. Lesen Sie zu diesem Sachverhalt bitte auch den Punkt
"Formulare/Auswertungen" dieser Dokumentation.
Beachten Sie bitte grundsätzlich, daß Sie teilweise selbst
bestimmen können, wieviel Zeit GS-FIBU für die Erstellung einer
Auswertung benötigt. Möchten Sie beispielweise die Summen- &
Saldenliste auswerten und geben als "Konto von" den Wert "00000"
und als "Konto bis" den Wert "99999" ein, muß GS-FIBU sämtliche
Konten des gewählten Kontenrahmens (beim Kontenrahmen SKR03
immerhin 850 Konten) auf Werte durchsuchen. Dieses nimmt sehr viel
Zeit in Anspruch. Wissen Sie also, daß Ihr erstes bebuchtes Konto
das Konto "1200" ist, starten Sie die Auswertungen bitte mit
diesem Konto.
Selbstverständlich ist diese Möglichkeit nicht immer gegeben. Beim
den Auswertungen zum Jahresabschluss wird Ihnen nichts anderes
übrig bleiben, als sämtliche Konten und Buchungen vollständig
auszuwerten.
12.1 Auswertungen - Vorselektionen
Nachdem Sie sich für eine Auswertung entschieden haben, können
Sie noch eine Reihe bestimmter "Vorselektionen" vornehmen, um
eine Auswertung entweder einzuschränken, umzusortieren, o.ä.
12.1.1 Zeitraum von ... bis ...
Sie haben die Möglichkeit in GS-FIBU, Auswertungen täglich
vorzunehmen. Geben Sie dazu einfach die entsprechenden Daten
an. Beachten Sie bitte, daß der Zeitraum innerhalb des von
Ihnen gerade gewählten Wirtschaftsjahres liegen muß. Das
aktuelle Wirtschaftsjahr wird Ihnen laufend in der Statuszeile
am unteren Bildschirmrand angezeigt. Ansonsten erhalten Sie
eine Fehlermeldung!
12.1.2 Monat/Quartal/Jahr von ... bis ...
Um es gleich vorwegzunehmen. Nein, es gibt keine Möglichkeit
die Summen- & Saldenliste, Kontenblätter oder Bilanz täglich
auszuwerten, und zwar aus einem ganz einfachen Grund:
Für diese Asuwertungen ist es notwendig, die entsprechenden
Saldovorträge (Anfangsbestände) eines Kontos zum Anfang der
Auswertung zu kennen. Da Saldovorträge ja nur am Anfang eines
Jahres gebucht werden, kann GS-FIBU den genauen Anfangsbe-
stand zum Zeitpunkt "x" nicht kennen, es sei denn, GS-FIBU
würde diesen Anfangsbestand vor jeder Auswertung neu ermit-
teln. Das würde bei einer großen Buchungsdatei Stunden dauern.
Da GS-FIBU aber die einzelnen Monatswerte speichert, ist eine
monatliche, quartalsweise oder jährliche Auswertung möglich.
Dabei wird automatisch Ihre Eingabe auf Richtigkeit geprüft.
---------------------------------------------------------- Auswertungen 71
Beispiel:
---------
Geben Sie beispielsweise als "Datum von" den "04.04.92" und
als "Datum bis" den "26.04.92" ein, setzt GS-FIBU automatisch
die Werte "01.04.92" - "30.04.92" ein.
12.1.3 Konto von ... bis ...
Geben Sie hier den Bereich der Konten an, die in einer Auswer-
tung ausgewertet werden sollen. Mit der <TAB>-Taste haben Sie
hier die Kontenauswahlliste zur Verfügung, aus der Sie mit
<RETURN> ein Konto in das Feld übernehmen können.
12.1.4 Nur bebuchte Konten ?
Geben Sie hier bitte <J> ein, wenn Sie lediglich die Konten
drucken möchten, auf den tatsächlich gebucht wurde.
12.1.5 Sortierreihenfolge
Bei manchen Auswertungen können Sie zusätzlich zu den anderen
Kriterien noch eine Sortierreihenfolge bestimmen. Diese Sor-
tierreihenfolge gibt an, nach welchem Index ausgedruckt werden
soll. Mit der <TAB>-Taste haben Sie hier wieder eine Auswahl-
möglichkeit.
Beispiel: Auswertung -> Kontenrahmen
---------
Die vorhandenen Auswahlmöglichkeiten sind "Konto-Nummer" und
"Konto-Bezeichnung". Wählen Sie "Konto-Nummer" wird der
Kontenrahmen nach der Nummer sortiert ausgedruckt. Wählen Sie
"Konto-Bezeichnung" wird der Kontenrahmen nach der Bezeichnung
eines Kontos sortiert ausgedruckt.
---------------------------------------------------------- Auswertungen 72
12.1.6 Auswertungsdatei
Sie haben bei allen Auswertungen in GS-FIBU die Möglichkeit,
entweder die gerade bearbeitete Stapeldatei oder die Dialogda-
tei auszuwerten. Die Auswertung der Stapeldatei ist zu Ver-
gleichszwecken, bevor Sie den Stapel in den Dialog verbuchen,
eine tolle Sache.
12.1.7 Druck-Formular
Mit <TAB> erhalten Sie eine Liste aller möglichen Formulare.
In dieser Liste befinden sich nicht nur die von GS-FIBU
mitgelieferten Formulare, sondern auch diese, die Sie selbst
unter "Einstellungen-Formulare/Auswertungen" erstellt haben.
12.1.8 Ausdruck wohin ?
Sie können eine Auswertung auf dem Drucker, Bildschirm oder in
Datei vornehmen. Mit <TAB> wählen Sie die gewünschte Auswer-
tungsform. Bei der Auswertung auf dem Bildschirm gibt es
jedoch einiges zu beachten:
Eine Auswertung auf dem Bildschirm ist zunächst einmal eine
Auswertung in Datei. Wenn diese Datei erstellt ist, werden
daraus eine bestimmte Anzahl von Zeichen eingelesen und auf
dem Monitor dargestellt. Diese Anzahl ist in GS-FIBU intern
auf 15.000 Byte (15 KB) begrenzt. Das reicht auf jeden Fall
aus, um Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn- und Verlustrech-
nung, Umsatzsteuer-Voranmeldung usw. komplett auf dem
Bildschirm sehen zu können. Das reicht aber auf keinen Fall
aus, um z.B. den kompletten Kontenrahmen DATEV-SKR03 darzu-
stellen. Wundern Sie sich also nicht, wenn die Auswertung auf
dem Monitor nicht vollständig ist.
Darüber hinaus kann eine Auswertung auf dem Bildschirm auch
wesentlich kleiner sein, als die maximalen 15 KB. GS-FIBU
prüft beim Einlesen der Auswertungsdatei nach jeder Zeile, ob
noch genügend Hauptspeicher für die kommenden Zeile vorhanden
ist. Ist das nicht der Fall, wird die Auswertung automatisch
abgebrochen.
---------------------------------------------------------- Auswertungen 73
12.2 Primanota-Liste
Diese Liste beinhaltet alle Buchungen aus dem aktuellen Stapel.
Es handelt sich hierbei um eine Art Erfassungsprotokoll, damit
Sie eine Prüfungsmöglichkeit vor der Verbuchung in den Dialog
haben.
12.3 Buchungsjournal
Das Buchungsjournal ist eine Liste aller Buchungen, die sich im
Dialogbereich befinden.
12.4 Kontenblätter
Bei den Kontenblättern handelt es sich um Kontoauszüge. Es wird
der Anfangsbestand eines Kontos, die Umsätze und der Endbestand
für den angegebenen Zeitraum aufgelistet.
12.5 Summen- & Saldenliste
Die Summen- & Saldenliste ist eine Liste aller Konten mit Soll-
oder Habenvortrag (Anfangsbestand), Soll-Umsatz und Haben-Umsatz
(Jahresverkehrszahlen) sowie dem aktuellen Saldo (Endbestand).
Wenn alles richtig gebucht wurde, müssen die Summen unter
Soll-Umsatz und Haben-Umsatz identisch sein. Dies gilt
natürlich nur dann, wenn Sie alle Konten auswerten und in den
Vorselektionen keine Konten ausgelassen haben.
12.6 Umsatzsteuer-Voranmeldung
Diese Auswertung ermittelt aufgrund der gebuchten Daten die
Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Ausruck ist im
wesentlichen identisch mit dem amtlichen Formular. Durch die
Möglichkeit, in GS-FIBU die Formulare zu verändern, können Sie
die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Ihr zur Zeit genutztes
Formular einrichten.
Nutzen Sie das amtliche Formular, können Sie anhand der
Zeilenzahl sofort die von GS-FIBU ermittelten Werte in das For-
mular übertragen.
---------------------------------------------------------- Auswertungen 74
12.7 Mandanten-Kontenrahmen
Bei dieser Auswertung handelt es sich um einen Ausdruck der
Konten des Kontenrahmens, den Sie für den aktuellen Mandanten
nutzen. Dabei werden auch die Bilanz-, GuV- und UStVa-Positionen
gedruckt.
12.8 Offene-Posten-Kunden / Lieferanten
Diese Auswertung zeigt eine Liste aller offenen Posten Ihrer
Kunden oder Lieferanten. Dabei wird jede Rechnung einzeln
aufgeführt.
12.9 GuV/Bilanz
Die für einen Jahresabschluss notwendigen Auswertungen werden
hier ausgedruckt. Dabei handelt es sich zum einen um die Gewinn-
und Verlustrechnung und zu anderen um die Bilanz. Die in GS-FIBU
enthaltenen Auswertungenformulare erfüllen die maximalen
Anforderungen an die Bilanz und GuV nach dem Bilanzrichtlinien-
gesetz (BiRiLG) neuester Fassung. Änderungen, sowie Verkleiner-
ungen können Sie selbstverständlich vornehmen.
--------------------------------------------------------- Einstellungen 75
13. EINSTELLUNGEN
13.1 Allgemeine Einstellungen
Über die allgemeinen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit,
den Programmablauf direkt zu beeinflussen.
13.1.1 Komma als Dezimaltrennzeichen
Wenn Sie eine Tastatur besitzen, auf deren Ziffernblock ein
Punkt als Trennzeichen dient, müssen Sie diesen Schalter auf
"N" setzen.
13.1.2 Sound ein
Obwohl das Wort "Sound" etwas übertrieben ist, können Sie hier
festlegen, ob's im Programm "piepsen" soll (J), oder nicht
(N)!
13.1.3 Hilfstexte editierbar
Wenn Sie eigene Kommentare oder Hilfstexte an bestimmten
Stellen einfügen möchten, sollten Sie diesen Schalter auf <J>
stellen. Rufen Sie dann mit <F1> die Hilfe auf, können Sie
diese editieren.
13.1.4 Mandantenwahl bei jedem Programmstart
Normalerweise merkt GS-FIBU sich den letzten Bearbeitungsstand
eines Sachbearbeiters, d.h. es wird gespeichert, mit welchem
Mandanten und Jahrgang Sie zuletzt gearbeitet haben. Beim Pro-
grammstart entfällt dann eine Mandanten- und Jahresauswahl.
Möchten Sie trotzdem nach jedem Start die Auswahl vornehmen,
müssen Sie diesen Schalter auf <J> stellen. Die Auswahllisten
erscheinen dann bei jedem Programmstart.
13.1.5 Sicherheitsabfrage beim Löschen einer Buchung
Die "Profis" unter Ihnen werden hier sicherlich "N" einstel-
len, denn wenn Sie sich Ihrer Sache sicher sind, benötigen Sie
keine Abfrage mehr. Bei Schalterstellung "J" wird vor jedem
Löschversuch im Buchungsbereich eine Abfrage durchgeführt, ob
Sie diese Buchung auch wirklich löschen wollen!
13.1.6 Buchungen nach Datum oder Nummer sortiert
Hier legen Sie fest, ob die Buchungen im Stapel- bzw. im Dia-
logbereich standardmäßig nach Datum (Schalterstellung = <J>)
oder nach laufender Nummer (Schalterstellung = <N>) sortiert
sind.
13.1.7 Sicherungslaufwerk für Datensicherung
Geben Sie hier ein Laufwerk an, auf dem Sie gewöhnlich Ihre
--------------------------------------------------------- Einstellungen 76
Datensicherung vornehmen. Bei der eigentlichen Datensicherung
entfällt dann die Auswahl des Sicherungslaufwerkes.
13.1.8 Datensicherung automatisch
Stellen Sie diesen Schalter auf "J", wird immer bei Verlassen
des Programms die Datensicherungs-Routine aufgerufen. Sollten
Sie schon einmal, oder noch schlimmer - öfters - , die
Datensicherung "vergessen" haben, erinnert GS-FIBU Sie daran!
13.2 Drucker-Einstellungen
Über diese Einstellungsmöglichkeit, können Sie den Ausdruck auf
Ihren Drucker anpassen.
13.2.1 Drucker-Typ
Mit <TAB> erhalten Sie eine Auswahl aller vorhandenen Drucker-
Treiber. Mit <RETURN> übernehmen Sie dann den gewünschten
Drucker!
13.2.2 Drucker-Schnittstelle
Mit <TAB> erhalten Sie eine Auswahl der Drucker- Schnittstel-
len, die Sie mit <RETRUN> übernehmen können. Sie haben hier
keine Möglichkeit, das Feld "von Hand" zu füllen.
13.2.3 Druckpause nach jeder Seite
Stellen Sie diesen Schalter auf <J>, werden Sie nach jeder
gedruckten Seite aufgefordert, ein neues Blatt einzulegen.
13.2.4 Schriftgröße für Positionierung (CPI)
Definieren Sie die gewünschte Schriftgröße für den Ausdruck !
13.2.5 Rand-Einstellungen/Seitenlänge
Geben Sie die gewünschte Anzahl ein!
13.2.6 Zeilenvorschübe
Geben Sie die Anzahl der Leerzeilen zwischen dem Briefkopf und
dem Text einer Auswertung an. Ebenfalls können Sie hier die
gewünschte Anzahl Leerzeilen zwischen dem Text und den
Fußzeilen definieren.
13.3 Einstellungen - Formulare/Auswertungen
Über diesen Programmpunkt werden sämtliche Auswertungen in
GS-FIBU gesteuert. Die von GS-FIBU vordefinierten Formulare
können Sie nicht bearbeiten, da gewährleistet sein muß, daß
--------------------------------------------------------- Einstellungen 77
Auswertungen wie die Bilanz, Gewinn - und Verlustrechnung usw.,
nach Bilanzrichtliniengesetz gegliedert sind. Sie können jedoch
ein Formular beliebig oft kopieren und dann so abändern, wie Sie
es wünschen.
Aktive Tasten:
--------------
<ALT> - Menüaufruf
<RETURN> - Formular-Bezeichnung ändern
<EINFG> - Formular neu anlegen/kopieren
<ENTF> - Formular löschen
<F4> - Formular kopieren
<ESC> - Ende
--------------------------------------------------------- Einstellungen 78
13.3.1 Formulardaten ändern
Drücken Sie <RETURN> und geben Sie einen neuen Formular-Namen
ein oder eine neue Formular-Bezeichnung.
13.3.2 Formular neu anlegen
Wie bereits oben erwähnt, kann ein Formular lediglich kopiert
werden. Nach Bestätigung der Abfrage, ob Sie das Formular
kopieren wollen, können Sie dann die Formulardaten ändern.
13.3.3 Formular löschen
Nach Abfrage, ob Sie das Formular wirklich löschen wollen,
wird das angegebene Formular aus der Liste erntfernt. Beachten
Sie bitte, daß Sie nur Formulare löschen können, die Sie
selbst erstellt haben. Vordefinierte Formulare können nicht
gelöscht werden.
13.3.4 Formular kopieren
Siehe "Neu anlegen" !!
13.3.5 Briefkopf 1. Seite und folgende Seiten
Bei den Auswertungen in GS-FIBU ist der Briefkopf für die 1.
Seite und die folgenden Seiten immer gleich. Es handelt sich
dabei um Angaben zum Mandanten, Datum, Seitennummer, Art der
Auswertung, welche Datei ausgewertet wurde (Stapel- oder
Dialogdatei) und welche Sortierung der Auswertung zugrunde
liegt.
13.3.6 Fusszeilen 1. Seite und folgende Seiten
Die Fusszeilen sind in den GS-FIBU-Auswertungsformularen leer,
da die Abschlusszeilen einer Auswertung bereits über die
Summenzeile definiert sind.
Damit Sie diesen Programmpunkt jedoch als "kleine" Textverar-
beitung nutzen können, sind diese Punkte enthalten. Normaler-
weise werden an dieser Stelle Angaben wie Bankverbindungen,
Telefonnummern, usw. eingegeben.
13.3.7 Inhalt
Nachdem alle Briefköpfe definiert sind, beginnt jetzt der va-
riable Teil. Eine Auswertung setzt sich insgesamt aus Brief-
kopf, Textinhalt und Fusszeilen zusammen. Briefköpfe und Fuss-
zeilen haben wir bereits besprochen - bleibt der Textinhalt
übrig.
In den meisten Auswertungen werden Sie im Textinhalt lediglich
eine einzige Zeile finden, nämlich ".LISTE". Durch diesen
Befehl wird definiert, daß nun im Ausdruck eine Liste gedruckt
--------------------------------------------------------- Einstellungen 79
werden soll. Diese Liste ist wiederum im sogenannten
Listeninhalt definiert. Da jeder Listeninhalt (z.B. eine
Liste aller OP's) eine Überschrift und eine Summenzeile hat,
werden diese nochmals extra definiert. Die Menüpunkte sind
"Inhalt->Überschrift" und "Inhalt-> Summenzeilen"!
13.3.8 Probe-Druck
Der Probe-Druck ermöglicht Ihnen bei eigener Formulargestal-
tung eine sofortige Kontrolle Ihrer Änderungen. Entweder am
Bildschirm (besonders praktisch) oder auf dem Drucker oder in
Datei. Die Datei, in die sämtliche Auswertungen zuerst einmal
gedruckt werden, befindet sich im Verzeichnis "C:\GS\FIBU" und
hat den Namen des Sachbearbeiter-Kürzels plus der Bezeichnung
"druck.tmp".
Beispiel:
---------
Der Sachbearbeiter hat das Kürzel "MEI". Dann heißt die Aus-
wertungsdatei "MEIDRUCK.TMP"!!
13.4 Formulare bearbeiten
Es wird nun erläutert, wie Sie die eigentlichen Formulare
bearbeiten und nach Ihren Wünschen ändern können. Dazu stehen
Ihnen eine Reihe von Variablen und Funktionen zur Verfügung, die
hier im einzelnen näher erläutert werden.
Wählen Sie den Teil der Auswertung (Briefkopf, Listeninhalt,
o.ä.), den Sie bearbeiten möchten. Sie sehen dann die Einträge
auf dem Bildschirm vor sich.
Aktive Tasten:
--------------
<F2> - Variablen
<F3> - Drucker-Sequenzen
13.4.1 Allgemeines
a) Aufruf einer Variable als Platzhalter
Mit <F2> erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Variablen
die Sie bei dieser Auswertung nutzen können. Diese Variablen
sind Platzhalter und werden später im Druck ausgetauscht.
Damit GS-FIBU diese Platzhalter erkennt, muß vor der Variable
das Dollarzeichen "$" stehen. Ist dies nicht der Fall, wird
die Variable wie ganz normaler Text ausgedruckt!
b) Positionierung von Text oder Variablen
Wenn Sie einen Text oder eine Variable an einer bestimmten
Stelle im Text drucken möchten, können Sie einerseits solange
Leerzeichen in den Text einfügen, bis das gewünschte Ergebnis
erreicht ist. Besser ist, Sie positionieren den Text einfach
durch Eingabe des Zeichens "^" und der entsprechenden
Spaltenposition.
--------------------------------------------------------- Einstellungen 80
Beispiel:
---------
Sie wollen im Ausdruck das Tagesdatum drucken. Folg ende Form
soll im Text erscheinen:
Datum : 01.01.93
Der Aufruf im Formular müßte dann wie folgt aussehen:
^80Datum : ^88$SYSDATUM
Die Variable "SYSDATUM" ist z.B. die Variable für das aktuelle
Tagesdatum Ihres Computers.
--------------------------------------------------------- Einstellungen 81
13.4.2 Druck-Variablen mit <F2>
Mit <F2> erhalten Sie eine Auswahl aller verfügbaren
Variablen, die Sie in dieser Auswertung nutzen können. Wählen
Sie die gewünschte Variable und drücken Sie dann <RETURN>. Die
Variable wird dann incl. Dollarzeichen automatisch an die
Stelle im Text gesetzt, an der Sie sich gerade befinden.
13.4.3 Drucker-Sequenzen <F3>
Mit <F3> erhalten Sie eine Liste aller Drucker-Sequenzen des
von Ihnen gewählten Druckers. Sie sehen dann den Befehl für
die Sequenz im Text und eine Erklärung dazu.
Beispiel:
---------
Wenn Sie das Datum aus dem o.g. Beispiel im Schmaldruck
drucken möchten, müssen Sie folgenden Befehl eingeben:
^schmal ^80Datum : ^88$SYSDATUM ^lschmal
13.4.4 Befehl: .LISTE
Wenn Sie bei der Definition des Textinhaltes diesen Befehl
eingeben, werden im Ausdruck die Angaben unter Überschrift,
Listeninhalte und Summenzeilen eingefügt.
13.4.5 Befehl: .SV
Dieser Befehl führt an einer von Ihnen definierten Stelle im
Text einen Seitenvorschub aus. Normalerweise brauchen Sie
sich nicht um den Seitenvorschub zu kümmern, da anhand der
eingestellten Parameter wie Seitenlänge usw., der komplette
Druck automatisch läuft.
Bei fest vorgebenen Formaten, wie z.B. der Umsatzsteuer-Voran-
meldung ist es manchmal nötig, die Seite eher zu wechseln.
Dazu geben Sie dann diesen Befehl in den Text ein.
13.4.6 Funktion: DK(Variablenname)
Viele Variablen im Text sind numerische Variablen, also Zahl-
enwerte. Normalerweise sieht eine Zahl, direkt aus der
Datenbank gedruckt, so aus:
12456.90 DM
Durch die Funktion DK(), was soviel bedeutet wie Dezimalkomma,
wird dieser Wert anders dargestellt, nämlich:
12.456,90 DM
Diese Funktion erstellt einen Platzhalter mit einer Größe von
insgesamt 16 Zeichen. Beachten Sie bitte, daß Sie diese
Funktion den einzelnen Variablen selbst zuordnen müssen. Wenn
Sie also eine Variable numerischen Typs in den Text
--------------------------------------------------------- Einstellungen 82
übernehmen, erscheint im Text "$VARIABLE". Sie müssen dann
daraus die Variable "$DK(VARIABLE)" erstellen.
13.4.7 Funktion: DK1(Variablenname)
Diese Funktion hat die gleiche Bedeutung wie DK(), jedoch wird
hierbei lediglich ein Platzhalter von 14 Zeichen dargestellt.
13.4.8 Funktion: replicate(<expC>, <expN>)
Diese Funktion vervielfältig ein definiertes ASCII-Zeichen für
eine bestimmte Zahl von Wiederholungen. Sie werden in den
Auswertungen jedoch anstelle der Funktion "REPLICATE" immer
auf die Schreibeweise "repl" treffen. Der Grund: Sie müssen
lediglich die ersten 4 Zeichen einer Funktion angeben, damit
diese ausgeführt wird.
Syntax : replicate(<expC>, <expN>)
<expC> : ist der zu wiederholende Zeichenstring
<expN> : ist die Anzahl der Wiederholungen
Beispiele:
----------
repl("*", 12) Resultat : ************
repl("Hallo ", 2) Resultat : Hallo Hallo
repl(chr(196), 12) Resultat : ────────────
Sie können als <expC> entweder den ASCII-Wert eingeben oder
direkt das entsprechende Zeichen!
13.5 Einstellungen - Drucker bearbeiten
Normalerweise dürften die bei GS-FIBU mitgelieferten Drucker-
treiber ausreichen. Für besondere Schriftarten oder bei
Druckern, die weniger verbreitet sind, kann es jedoch
erforderlich sein, Anpassungen vorzunehmen.
Die von GS-FIBU verwendeten Druckertreiber sind als normale
ASCII-Datei abgelegt und befinden sich im Verzeichnis
"\GS\DRUCKER". Wenn Sie vorhaben, einen Treiber zu ändern oder
für einen speziellen Drucker neu anzulegen, können Sie die
Dateien mit einem normalen ASCII-Editor, z. B. dem bei MS-DOS
5.00 mitgelieferten EDIT, bearbeiten. Welche Sequenzen für
Ihren Drucker gültig sind, entnehmen Sie bitte Ihrem
Druckerhandbuch.
Laden Sie zunächst den Druckertreiber STANDARD.PRN in den
Editor. Dieser entspricht dem Treiber für Epson-Drucker, zu dem
die meisten Nadeldrucker kompatibel sind.
Kommentare beginnen mit einem Semikolon. Diese Kommentare sind
normalerweise rein informativ, werden also von GS-FIBU nicht
ausgewertet, erscheinen aber teilweise auch innerhalb des
Programmes als Information zu Druckern bzw. Drucksteuerzeichen.
--------------------------------------------------------- Einstellungen 83
In der ersten Zeile steht als Kommentar der Name des Druckers,
für den der jeweilige Druckertreiber gedacht ist. Dieser Text
wird bei der Druckerwahl zusätzlich zum Namen des
Druckertreibers angezeigt.
Es folgen einige Zeilen mit Erläuterungen zur Sequenz
"Initialisierung_Anfang:", die alle mit einem Semikolon beginnen
und rein informativen Charakter haben.
Innerhalb des Druckertreibers wird der Beginn einer neuen
Sequenz durch ein "#"-Zeichen gekennzeichnet. Es folgt der Name
der Sequenz, wie sie in Texten aufgerufen wird und nach einem
Leerzeichen die Sequenz, wie sie zum Drucker geschickt wird.
Auch in Zeilen mit Drucksequenzen sind Kommentare möglich. Diese
werden als Beschreibung angezeigt, wenn Sie sich mit <F3> die
Liste der Drucksteuerzeichen ansehen.
Die eigentliche Drucksequenz kann entweder als Klartext oder als
ASCII-Wert eingegeben werden. Fettschrift wird beim Standard-
Druckertreiber mit "\027G" eingeschaltet.
"\027" steht für ASCII-Zeichen 27, also ESC, das normalerweise
Drucksequenzen einleitet. Anstelle des Buchstabens "G" (ASCII-
Zeichen 71) könnte genausogut \071 geschrieben werden, also
statt "\0127G" "\027\071".
HINWEIS:
--------
Der ASCII-Wert muß immer dreistellig, ggf. mit führenden
Nullen, angegeben werden. Die Zeichen "#" und ";" dürfen in den
Drucksequenzen nicht vorkommen, da sie von GS-FIBU als Beginn
einer Drucksequenz bzw. Beginn eines Kommentares interpretiert
würden. Verwenden Sie stattdessen \035 und \059.
Für die Positionierung und das Setzen der Seitenlänge sind fünf
spezielle Sequenzen vorhanden, die GS-FIBU intern verwendet:
Punkte_X_Pro_Inch:
Punkte_Y_Pro_Inch:
Hiermit wird GS-FIBU mitgeteilt, wieviele "Punkte pro Inch" beim
aktuellen Drucker als Grundlage für die Positionierung in
horizontaler und vertikaler Richtung dienen.
Posi_X_Absolut:
Dies ist die Sequenz, mit der eine absolute horizontale
Positionierung vorgenommen wird. Sie enthält eine oder zwei
Variablen, die je nach gewünschter Position unterschiedliche
Werte annehmen können.
Es werden ein oder zwei Byte (vor allem bei Nadeldruckern) oder
eine bis zu vierstellige Zahl übergeben (letzteres vor allem bei
Laser- und Tintenstrahldruckern).
GS-FIBU setzt beim Positionieren in diese Sequenz ein, auf den
wievielten Punkt der Drucker gehen soll. Als Grundlage für diese
Berechnung dienen die Angaben bei "Punkte_X_Pro_Inch:" und
"Punkte_Y_Pro_Inch".
--------------------------------------------------------- Einstellungen 84
Als Variable innerhalb der Sequenz dienen "\mmm" und "\nnn" bei
Übergabe der Position als Bytes sowie "xxxx", wenn die Position
dem Drucker als normale Zahl mitgeteilt wird.
Posi_Y_Rel_Plus:
Genau wie die absolute horizontale Positionierung wird die
Sequenz für die relative vertikale Positionierung definiert.
(Relativ heißt hier: Änderung der Position in Punkten ausgehend
von der momentanen Position.)
Setzte_Seiten_Laenge:
Drucksequenz zum Einstellen der Zeilenzahl pro Seite. Diese ist
nur bei Endlospapier erforderlich. Übergabe des Parameters
erfolgt wie bei der Positionierung über "\mmm".
--------------------------------------------------------------- Dienste 85
14. DIENSTE
14.1 Produktinformation
In der Produktinformation erhalten Sie Information über GS-FIBU
und welche Programmversion Sie einsetzen.
14.2 Dokumentation drucken
Dieser Punkt ermöglich Ihnen, die von uns mitgelieferten Texte,
wie die Kurzanleitung, diese Dokumentation, Bestellformular,
usw. direkt über GS-FIBU auszudrucken.
14.3 DOS-Shell
Mit <F5> haben Sie jederzeit die Möglichkeit, GS-FIBU aus dem
Hauptmenü heraus zu verlassen und anschließend mit "EXIT" wieder
zu starten.
14.4 Datenreorganisation
GS-FIBU verwendet Indexdateien, um unterschiedliche Sortierreih-
enfolgen und eine schnelle Suche zu ermöglichen.
Wurden viele Daten eingegeben, geändert oder gelöscht,
funktionieren diese Indexdateien zwar noch, sind aber nicht mehr
optimal organisiert, was die Geschwindigkeit des Programmes
verringern kann.
Sie sollten deshalb in regelmäßigen Abständen den "Indexaufbau"
durchführen lassen. Dies kann einige Zeit dauern und sollte
nicht unterbrochen werden!
Unter gewissen Umständen kann es passieren, daß Indexdateien
nicht mehr intakt sind, z. B. bei Stromausfall, einem
Festplattenfehler, aber auch durch Ausschalten des Rechners,
ohne GS-FIBU vorher zu verlassen. Lassen sich einzelne
Programmteile aufgrund eines solchen Fehlers nicht mehr starten,
rufen Sie ebenfalls diesen Punkt auf.
Bricht GS-FIBU schon beim Programmstart ab, rufen Sie das
Programm mit dem Parameter "/reorg" auf.
--------------------------------------------------------------- Dienste 86
14.5 Datensicherung/Datenrücksicherung
Haben Sie in den allgemeinen Einstellungen ein Laufwerk für die
Datensicherung definiert, erscheint direkt die Abfrage, ob
gesichert werden soll. Ist der Schalter leer, erscheint vor der
Abfrage noch eine Auswahlliste der möglichen Sicherungslaufwerke
(A-H).
Anschließend wir die Sicherung bzw. Rücksicherung gestartet.
Dazu werden die von uns mitgelieferten Dateien "sichern.bat" und
"rsichern.bat" aufgerufen, die auf die zum Betriebssystem gehör-
enden Programme BACKUP und RESTORE zurückgreifen. Der Datei
SICHERN wird als 1. Parameter das Laufwerk von dem gesichert
werden soll und als 2. Parameter das Laufwerk übergeben, auf
das die Sicherung erfolgen soll. Bei RSICHERN werden die
Parameter genau umgekehrt angegeben. Beachten Sie bitte, daß die
Angabe eines Verzeichnisses entfällt, das MS-DOS automatisch ein
Verzeichnis "\BACKUP" anlegt.
Selbstverständlich können Sie in die Batch-Dateien auch andere
Sicherungsroutinen eintragen, die Parameter zur Laufwerksangabe
sind jedoch auf jeden Fall zwingend.
WICHTIG:
--------
Gesichert werden müssen alle Dateien *.DBF, *.DBT und *.LTX, die
sich in Unterverzeichnissen von C:\GS befinden (Standardinstal-
lation vorausgesetzt, ansonsten gilt das entsprechende
Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses, in das Sie installiert
haben.) Ist nicht nur GS-FIBU, sondern auch andere Programme von
Gandke & Schubert installiert, die gemeinsam auf die Adreßdaten
zugreifen, werden deren Daten durch diese Vorgehensweise
ebenfalls gesichert. Dies ist unbedingt erforderlich, da die
Dateien eng miteinander "verzahnt" sind und bei unvollständigem
Hin- und Herspielen von Daten der Datenbestand empfindlich
beschädigt wird!
WICHTIG: Die von GS-FIBU mitgelieferten Kontenrahmen-Dateien
Skr03.Dbf, Skr04.Dbf, Saldo03.Dbf und Saldo04.Dbf
werden NICHT mitgesichert. Dies ist auch nicht nötig,
da diese Dateien lediglich als Kopiervorlage für den
Mandanten-Kontenrahmen wichtig sind.
14.6 FIBU-Buchungen löschen
Dieser Programmteil ist nur aktiviert, wenn Sie einen Mandanten
in GS-FIBU definiert haben.
Viele Anwender werden, wenn sie zum ersten Mal mit GS-FIBU
arbeiten, einen TEST-Mandanten anlegen, um das Programm
kennenzulernen. Nachdem einige Änderungen am Kontenrahmen und
alle benötigten Einstellungen vorgenommen wurden, fängt die
Buchungsarbeit an. Wenn alle Tests abgeschlossen sind, ist es
nicht nötig, den kompletten Mandanten zu löschen, um dann die
"tatsächliche" Buchführung mit GS-FIBU durchzuführen. Dies hat
nämlich den Nachteil, daß sämtliche Änderungen am Kontenrahmen
und alle anderen Einstellungen verloren gehen.
--------------------------------------------------------------- Dienste 87
Wählen Sie in dem Fall bitte diesen Programmpunkt. Das hat den
Vorteil, daß nur die Buchungen in allen Stapeldateien und auch
im Dialogbereich, alle offenen Posten und Zahlungsein- bzw.
ausgänge gelöscht werden, nicht jedoch die Einstellungen. Ihre
Buchführung wird praktisch auf "null" gesetzt!
Am Bildschirm können Sie in einem Fenster beobachten, was im
einzelnen passiert!
---------------------------------------------------------------- Anhang 88
15. ANHANG
15.1 Externe Stapel / Externe Schnittstelle
Die externe GS-FIBU-Schnittstelle bietet eine flexible Möglich-
keit, Buchungen aus beliebigen anderen Computerprogrammen in
GS-FIBU als Stapeldatei einzulesen und zu verarbeiten.
Voraussetzung dafür ist, das ein bestimmtes Format und eine
bestimmte Dateistruktur vorliegt.
15.1.1 Dateiformat
Als Datenbasis dient eine "dbaseIII Plus-Datei", die vom
Anwender erstellt werden muß.
15.1.2 Dateistruktur
Damit Ihre Daten verarbeitet werden können, muß die Datei die
Endung ".sta" besitzen. Der eigentliche Dateiname ist für die
Verarbeitung in GS-FIBU unerheblich. Folgende Struktur ist
Voraussetzung:
Nr. Feldname Typ Länge Dez
-------------------------------------------------
1 PROGRAMM Zeichen 4
2 OPNUMMER Numerisch 10 0
3 KONTO Zeichen 5
4 GKONTO Zeichen 5
5 BETRAG Numerisch 14 2
6 BETRAGN Numerisch 14 2
7 BETRAGS Numerisch 14 2
8 STCODE Zeichen 2
9 STPROZ Numerisch 5 2
10 SKCODE Zeichen 2
11 SKPROZ Numerisch 5 2
12 SKBETRAG Numerisch 11 2
13 DATUM Datum 8
14 BELEG Zeichen 10
15 TEXT Zeichen 30
PROGRAMM:
---------
Diese 4-stellige Programmkennung verhindert, daß mehrere
gleiche OP-Nummern aus verschiedenen externen Programmen in
GS-FIBU auf ein und dieselbe interne OP-Nummer vorgetragen
werden.
Beispiel: GS-Auftrag 2.xx übergibt ebenfalls über diese
Schnittstelle die Daten an GS-FIBU. GS-Auftrag 2.xx
hat die Programmkennung "AUF2". Übergibt GS-Auftrag
2.xx einen offenen Posten an GS-FIBU, so wird im
Feld "OPNUMMER" die laufende Nummer des Auftrages
übergeben. Nehmen wir einmal an, diese Nummer sei
"1". Nun bucht ein Sachbearbeiter in GS-FIBU im
Dialogbereich einen offenen Posten. Dieser erhält
intern z.B. auch die Nummer "1"!
---------------------------------------------------------------- Anhang 89
Gäbe es diese Programmkennung nicht, würde GS-FIBU
den offenen Posten mit der OP-Nummer "1" erhöhen.
Damit dies vermieden werden kann, muß die
Programmkennung vergeben werden. Reservierte
Kennungen, also Kennungen, die Sie nicht mehr
vergeben können, sind "FIB1", "AUF1" und "AUF2".
OPNUMMER:
---------
Jede Buchung, die ein Debitoren- bzw. Kreditorenkonto
anspricht, und somit von der GS-FIBU-OP-Verwaltung bearbeitet
werden muß, benötigt diese Nummer. Vergeben Sie z.B. bei einer
Forderung die OP-Nummer "5", so müssen alle weiteren
Zahlungseingänge zu diesem OP ebenfalls die Nummer "5"
besitzen.
Handelt es sich um eine Anzahlung, vergeben Sie bitte eine
neue Op-Nummer und dann dem späteren Rechnungsausgang die
gleiche OP-Nummer.
Alle anderen Buchungen benötigen diese Nummer nicht. Tragen
Sie dann "0" ein.
KONTO:
------
Im Feld "KONTO" geben Sie bitte das Sollkonto an. Das Feld be-
inhaltet max. 5 Zeichen. Beachten Sie bitte, daß die
Einträge in dieses Feld rechtsbündig erfolgen sollten.
GKONTO:
-------
Im Feld "GKONTO" geben Sie bitte das Habenkonto an. Das Feld
beinhaltet max. 5 Zeichen. Beachten Sie bitte, daß die
Einträge in dieses Feld rechtsbündig erfolgen sollten.
BETRAG:
-------
Im Feld "BETRAG" geben Sie bitte den Bruttobetrag einer
Buchung an. Bruttobetrag = Nettobetrag + Steuerbetrag.
BETRAGN:
--------
Im Feld "BETRAGN" geben Sie bitte den Nettobetrag einer
Buchung an. Nettobetrag = Bruttobetrag - Steuerbetrag. Wollen
Sie eine Buchung ohne Steuerbetrag in GS-FIBU einlesen, so
müssen Sie dieses Feld mit dem Bruttobetrag füllen.
BETRAGS:
--------
Im Feld "BETRAGS" geben Sie bitte den Steuerbetrag ein.
Steuerbetrag = Bruttobetrag - Nettobetrag.
STCODE:
-------
Mit "STCODE" ist der Steuerschlüssel gemeint. Dieses sind in
GS-FIBU alle Steuerschlüssel von "00" - "19".
---------------------------------------------------------------- Anhang 90
STPROZ:
-------
"STPROZ" ist der Steuer-Prozentsatz (z.B. 14%). Diese Angabe
wird zusätzlich benötigt, damit GS-FIBU prüfen kann, ob der
Eintrag unter "STCODE" auch diesen Steuer-Prozentsatz "STPROZ"
zum Inhalt hat.
SKCODE:
-------
Buchen Sie z.B. einen Zahlungseingang, bei dem Skonto gewährt
wurde, muß in diesem Feld der Steuerschlüssel der eigentlichen
Hauptbuchung stehen. Die Skontobuchungen und eventuellen
Steuerberichtigungen werden dann automatisch durchgeführt.
Das Feld "SKCODE" beinhaltet den Steuerschlüssel der
eigentlichen Hauptbuchung. Nur aufgrund dieser Angabe kann
die Steuer berichtigt werden.
SKPROZ:
-------
"STPROZ" ist der Steuer-Prozentsatz (z.B. 14%). Diese Angabe
wird zusätzlich benötigt, damit GS-FIBU prüfen kann, ob der
Eintrag unter "STCODE" auch diesen Steuer-Prozentsatz "STPROZ"
zum Inhalt hat.
SKBETRAG:
---------
Im Feld "SKBETRAG" geben Sie bitte den Betrag an, den Sie als
Skontoabzug gewährt oder erhalten haben, je nach Art der
Buchung.
DATUM:
------
Im Feld "DATUM" geben Sie bitte das Buchungsdatum an.
BELEG:
------
Im Feld "BELEG" geben Sie bitte Ihrer Belegnummer an. Dieses
Feld darf nicht leer sein.
TEXT:
-----
Im Feld "TEXT" geben Sie bitte den Buchungstext ein. Dieser
ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, sollte aber zur
Verdeutlichung einer Buchung stets angegeben werde.
---------------------------------------------------------------- Anhang 91
15.1.3 Fehlercodes
GS-FIBU prüft bereits vor der Verbuchung eines externen
Stapels in den Dialogbereich, ob bestimmte Feldeinträge vor-
handen sind, bzw. ob Eingaben sich gegenseitig wiedersprechen.
Treten dabei Fehler auf, so erscheint in der Fehlerprotokoll-
Datei eine der nun folgenden 15 Fehlermeldungen.
Fehler-Nr. 1 : Das Feld "PROGRAMM" ist leer.
Fehler-Nr. 2 : Das Feld "KONTO" ist leer.
Fehler-Nr. 3 : Das Feld "GKONTO" ist leer.
Fehler-Nr. 4 : Der "BETRAG" darf nicht 0,00 sein.
Fehler-Nr. 5 : Der "BETRAGN" darf nicht 0,00 sein.
Fehler-Nr. 6 : Das Datum ist ungültig oder leer.
Fehler-Nr. 7 : Das Feld "BELEG" ist leer.
Fehler-Nr. 8 : Das in Feld "KONTO" angegebene Konto existiert
in GS-FIBU nicht.
Fehler-Nr. 9 : Das in Feld "GKONTO" angegebene Konto exis-
tiert in GS-FIBU nicht.
Fehler-Nr. 10 : Das Buchungsdatum der Buchung stimmt nicht mit
dem gewählten Wirtschaftsjahr überein.
Fehler-Nr. 11 : Der Eintrag im Feld "STCODE" ist in GS-FIBU
nicht definiert.
Fehler-Nr. 12 : Der Eintrag im Feld "SKCODE" ist in GS-FIBU
nicht definiert.
Fehler-Nr. 13 : Die Kombination des Feldes "STCODE" und
"STPROZ" ist in GS-FIBU nicht möglich.
Fehler-Nr. 14 : Das Feld "BETRAGS" darf nicht leer sein, wenn
im Feld "STCODE" ein Eintrag größer als 0 %
vorhanden ist.
---------------------------------------------------------------- Anhang 92
15.2 Schnittstelle zu GS-Auftrag 2.xx
Die Schnittstelle zu GS-Auftrag ist in GS-FIBU über eine externe
Stapeldatei definiert. Sind beide Programme (GS-Auftrag und
GS-FIBU) vorhanden, wird von GS-Auftrag jede Bewegung
(Rechnungen, Zahlungen) automatisch in einer Stapeldatei mit der
Bezeichnung "AUF2_FIB.STA" protokolliert. Diese Buchungen können
Sie dann unter dem Menüpunkt "BUCHEN->Stapel wechseln/verbuchen"
und dann "IMPORTIEREN->Importieren aus GS-Auftrag 2.xx" in
GS-FIBU einlesen.
Nachdem der externe Buchungsstapel in GS-FIBU eingelesen ist,
wählen Sie bitte den Menüpunkt "STAPEL VERBUCHEN"! Anschließend
werden alle vorhandenen Buchungen aus GS-Auftrag direkt in den
Dialogbereich übertragen. Sollten dabei Fehler auftreten, können
Sie die fehlerhaften Buchungen direkt über "FEHLERDATEI ANSEHEN"
ändern. Lesen Sie dazu bitte auch die Erläuterungen in dieser
Dokumentation.
15.3 Buchungsbeispiele
Selbstverständlich kann ich hier keinen Einführungskurs in
doppelter Buchführung geben. Es gibt aber Buchungen, die in
einer Buchhaltung besonders häufig vorkommen. Diese werden hier
erläutert.
In den nun folgenden Beispielen gehe ich davon aus, daß Sie den
Kontenrahmen "DATEV SKR03" nutzen, einen Kunden mit der Nummer
10000 und einen Lieferanten mit der Nummer 70000 angelegt haben.
15.3.1 Saldovorträge (Eröffnungsbuchungen)
Die Saldovorträge werden in GS-FIBU automatisch gebucht, in
dem Sie im Dialogbereich den Menüpunkt "Bearbeiten->Saldo-
vorträge buchen" aktivieren.
15.3.2 Verkauf
a) Ausgangsrechnungen (an Kunden/Debitoren)
Beispiel:
---------
10000 Kunde an 8400 Erlöse 14%
= Entstehung einer Forderung
b) Zahlungseingänge (von Kunden/Debitorn)
Beispiel:
---------
1200 Bank an 10000 Kunde
= teilweise oder kompletter Ausgleich einer Forderung
---------------------------------------------------------------- Anhang 93
15.3.3 Einkauf
a) Eingangsrechnung (vom Lieferant/Kreditor)
Beispiel:
---------
3400 Wareneingang 14% an 70000 Lieferant
= Entstehung einer Verbindlichkeit
b) Zahlungsausgang (an Lieferanten/Kreditoren)
Beispiel:
---------
70000 Lieferant an 1200 Bank
= teilweise oder kompletter Ausgleich einer Verbindlichkeit
15.3.4 Geldtransit (Umbuchungen)
Umbuchung zwischen Konten
Beispiel:
---------
1200 Bank an 1100 Postgiro
= Gutschrift auf Bank, Lastschrift auf Postgiro
15.3.5 Stornobuchungen
Originalbuchung, mit umgekehrtem Betragsvorzeichen
Beispiel:
---------
Originalbuchung: 1200 Bank an 1100 Postgiro 2.000,00 DM
Stornobuchung : 1200 Bank an 1100 Postgiro -2.000,00 DM